viernes, 16 de octubre de 2009

Gestión de documentación e información

Me es muy grato presentar ante la Gerencia General el documento final de lo que es nuestra recomendación para dotar al AyA de una dependencia sólida y capaz de guiar los pasos de la Institución en el desarrollo y la transferencia de información mediante el uso adecuado de la tecnología.
La gerencia de la información es un conjunto estructurado de actividades de trabajo que comprende la manera como las empresas e instituciones capturan, distribuyen y usan la información y el conocimiento. La administración de la información vista como un proceso puede parecer elemental; sin embargo, en la actualidad pocas organizaciones han adoptado un enfoque sistemático que les permita identificar cada uno de los pasos que comprende el proceso informativo empresarial.
Las nuevas tecnologías de la información y las comunicaciones están transformando todos los sectores de la sociedad. El desarrollo de nuevas aplicaciones, nuevos formatos, nuevos medios y, por ende, las nuevas concepciones de lo que es el documento, obligan a instituciones como la nuestra a hacer referencia a lo que es el campo de aplicación del documento electrónico y sus efectos legales, por su custodia física.
Es por ello que esta propuesta de creación de una dependencia con suficiente autoridad y especialización, busca armonizar la contradicción que todavía existe entre la cultura del papel y los avances tecnológicos: de un lado se debe permitir la más eficaz utilización de las tecnologías de la información y, del otro, tutelar adecuadamente la confianza de los funcionarios y la Institución en la autenticidad y seguridad de los documentos generados y transmitidos electrónicamente y su conservación final en los centros documentales, todo en función del cliente interno y externo y de los intereses institucionales.
La Gestión de Documentos e Información "GEDI" se propone como objetivo general formar gestores integrales de información, capaces de:
• Tratar la información y la documentación distribuida en la empresa como activos que hay que gestionar y recursos que hay que aprovechar.
• Dirigir el desarrollo de la política documental de la entidad, integrando en ella el concepto del documento electrónico, su manejo, conservación y circulación, y sus efectos legales.
• Participar activamente en la definición y diseño del sistema de información de la entidad que coordine y controle los flujos documentales y los registros de información necesarios para cumplir con los objetivos empresariales, de acuerdo con la estrategia Institucional.

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