domingo, 18 de octubre de 2009

Introducción

Desde tiempos inmemoriales, cuando el hombre empezó a utilizar la escritura como un medio para dejar grabadas circunstancias que de otra forma se perderían en el olvido o en la duda, el texto escrito ha venido a ocupar un lugar en la realización de todas sus tareas. El hombre primitivo nos ha dejado huella de sus impresiones sobre los animales que cazaba en las cuevas de Altamira en España. Los egipcios llevaban la contabilidad de sus cosechas en rollos de papiro. Los judíos del antiguo testamento recibieron sus leyes escritas en tablillas.
Los monjes de la edad media utilizaron el pergamino para reproducir las grandes producciones culturales escritas de la antigüedad. A los chinos debemos la difusión del papel y, desde la aparición de las nuevas tecnologías en pleno siglo XXl, lo mismo podemos grabar información en una cinta magnética, en un circuito electrónico o en un disco digital.
La información en una Institución conforma la base fundamental para salvaguardar evidencia de sus actividades, para facilitar la toma de decisiones y para administrar el conocimiento plasmado en múltiples presentaciones documentales, sin importar su tipo de soporte; con el entendido de que los documentos son material importante de conservar y organizar para cualquier empresa pública o privada.
Bajo este concepto, en el AyA existe documentación con valor científico, cultural, histórico y técnico administrativo que se ha cuidado con gran esmero y que se conservará por mucho tiempo, pero también existe mucha documentación de incalculable valor que se a perdido o degradado por la mala administración y la falta de conocimiento de las personas responsables y por la falta de recursos y herramientas para custodiar este patrimonio Institucional.
En este particular en el AyA, la documentación debe ser administrada y custodiada por una dependencia cuya principal función sea brindar una adecuada administración de la información y el conocimiento plasmado en los diferentes documentos que produce e integra la Institución, como parte de la gestión empresarial en todas sus dependencias, todo bajo el mandato legal según la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivos promulgada el 24 de octubre de 1990 y cuyo Reglamento se publicó en la Gaceta del 7 de marzo de 1995, la Ley 8292 sobre Control Interno y la Ley 8220 de Protección al Ciudadano del Exceso de requisitos y trámites administrativos.
Dicha dependencia debe integrar todas aquellas áreas que tengan relación con la producción, recibo, distribución y préstamo de documentos e información.
Actualmente la tecnología nos brinda muchas herramientas que debemos aprovechar para cubrir día con día las necesidades institucionales, hacer más sencilla la toma de decisiones y agilizar los servicios que se brindan a los clientes internos y externos.
Además la institución puede recibir una serie de beneficios con la optimización de los recursos y evitando el desperdicio y el mal uso de los mismos aprovechando el dinero que se invierte en los mismos para otros fines como capacitación, incentivos para los funcionarios, etc.

1 comentario:

Blogterrier dijo...
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