jueves, 28 de abril de 2011

GEDIS Regionales: Relaciones externas y Ubicación en la estructura

Relaciones externas
• No tiene
• Planoteca
Ubicación en la estructura
Depende del Centro de Gestión de Documentación e Información y funcionalmente del Archivo Institucional.

miércoles, 27 de abril de 2011

GEDIS Regionales: Dependencias directas y Relaciones internas

Dependencias directas
No tiene
Relaciones internas
Mantiene relaciones con los demás Archivos de Gestión, el Archivo Institucional y el Centro de Gestión de Documentación e Información.

martes, 26 de abril de 2011

GEDIS Regionales: Objetivos específicos y Funciones

Objetivos específicos:
• Facilitar la gestión, enlazando con el GEDI, la asesoría que corresponde en materia de documentación e Información.
• Coadyuvar para que la dependencia a la que está adjunta, cumpla con la normativa legal existente en materia de documentos e información.
Funciones:
• Administrar, controlar y facilitar la documentación que permita el trámite de los asuntos en las oficinas y para facilitar la toma de decisiones.
• Reunir, seleccionar, describir y ordenar la producción documental del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados.
• Proteger el Archivo de Gestión.
• Desarrollar la labor archivística.
• Cumplir con lo establecido en la Ley del sistema Nacional de Archivos N° 7202, así como las Leyes sobre Simplificación de Trámites y Requisitos Administrativos y de Control interno.

lunes, 25 de abril de 2011

GEDIS Regionales: Ubicación en la estructura y Objetivo General

Ubicación en la estructura
Depende directamente del Archivo Institucional y funcionalmente la dependencia a la que pertenece.
Objetivo General
Administrar el Área de Archivo de Gestión, para cumplir con la labor de la dependencia en que esté adscrita, a través de la planeación, control y planificación del trabajo, dentro de un marco establecido a través de los procedimientos y directrices que emita el Archivo Institucional.
Objetivos específicos

domingo, 24 de abril de 2011

GEDIS Regionales: Relaciones externas y Archivos de Gestión

Relaciones externas
No tiene
Archivos de Gestión
(Archivos de las diferentes dependencias de la Sede, de las Direcciones Regionales y de las Oficinas Cantonales).

sábado, 23 de abril de 2011

GEDIS Regionales: Dependencias directas y Relaciones internas

Dependencias directas
Dependen directamente del GEDI regional, los archivos de gestión de la región.
Relaciones internas
Mantiene relaciones internas con todas las dependencias de las oficinas regionales y con la Cede Central.

viernes, 22 de abril de 2011

GEDIS Regionales: Funciones

• Cumplir con la ley N° 7202 del Sistema Nacional de Archivo.
• Velar por la custodia de los documentos que se generan en la región.
• Elaborar las tablas de plazos en conjunto con los archivos de gestión de la región.
• Programar las trasferencias documentales de la región mediante elaboración de cronogramas.
• Administrar el trasiego de la documentación que se recibe mediante el recibo, registro y distribución de los documentos. La correspondencia que se envía mediante recepción, registro y envío.
• Elaborar estadísticas de la documentación enviada y recibida para conocer cuales son las dependencias que tienen mayor volumen.
• Controlar y brindar servicio de fotocopiado y empastado, así como dar mantenimientos preventivo a los equipos.
• Ser enlace y facilitador para el préstamo y devolución de documentos.

jueves, 21 de abril de 2011

GEDIS Regionales: Objetivos Específicos

• Crear una adecuada cultura de la información dentro del personal GEDI y sus clientes.
• Facilitar el acceso a la información y documentación, para aumentar la eficiencia en la toma de decisiones a nivel institucional.
• Brindar de manera ágil y oportuna los diversos servicios de reproducción documental.

miércoles, 20 de abril de 2011

GEDIS Regionales: Ubicación en la estructura y Objetivo General

Ubicación en la estructura

Dependen directamente del Centro de Gestión de Documentación e información y funcionalmente de la oficina regional a la que pertenece.


Objetivo General

Lograr la satisfacción de las necesidades respecto a la gestión de la documentación e información en la región, basándose en los lineamientos establecidos en el GEDI Central, apoyados en la tecnología de punta y personal calificado.

martes, 19 de abril de 2011

Publicaciones: Funciones

• Acatar las directrices y políticas que se emitan en materia de reproducción y publicación documental del AyA.
• Producir y reproducir el material impreso que se necesita en la Institución.
• Comunicar las normas y regulaciones sobre la producción y reproducción documental e información Institucional.

lunes, 18 de abril de 2011

Publicaciones Ubicación en la estructura y Objetivo General


Ubicación en la estructura

Depende del Centro de Gestión de Documentación e Información del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados.
Objetivo General
Ejecutar las actividades relacionadas con los servicios de publicación, impresión, reproducción del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados.

domingo, 17 de abril de 2011

Centro de documentación: Relaciones internas y Relaciones externas

Relaciones internas
Mantiene relaciones con todas las dependencias de la Institución.
Relaciones externas
Mantiene relaciones con Organismos públicos y privados dentro y fuera del país.

sábado, 16 de abril de 2011

Centro de documentación: Funciones y Dependencias Directas

Funciones
• Recibir, organizar, registrar y distribuir la correspondencia interna y externa del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados.
• Dictar normas y políticas sobre la documentación que se recibe y se distribuye dentro y fuera de la Institución.
Dependencias directas
No tiene

viernes, 15 de abril de 2011

Centro de documentación: Objetivo General y Objetivos Especificos

Objetivo General
Facilitar y agilizar el desarrollo de las actividades y procesos de las diferentes dependencias, y entes externos, mediante el recibo y distribución de la documentación.

Objetivos Específicos
• Recibir y distribuir la documentación interna y externa que ingrese a la Institución de una manera ágil y oportuna.
• Aprovechar al máximo los recursos tecnológicos para la agilización del servicio.

jueves, 14 de abril de 2011

Centro de documentación: Relaciones Externas y Ubicación en la estructura

Relaciones Externas
• Mantiene relaciones con las bibliotecas públicas y privadas del país así como con usuarios externos.
• Centro de recibo y distribución de Documentos
Ubicación en la estructura
Depende del Centro de Gestión de Documentación e Información del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados.

miércoles, 13 de abril de 2011

Centro de documentación: Dependencias directas y Relaciones internas

Dependencias directas
No tienen
Relaciones internas
Mantiene relaciones con todas las dependencias de la Institución.

martes, 12 de abril de 2011

Centro de documentación Funciones

• Diagnosticar los requerimientos de información bibliográficos y documental de las unidades de la Institución.
• Elaborar y actualizar perfiles de usuarios de información.
• Formar el fondo bibliográfico y documental especializado en las áreas temáticas pertinentes a las actividades de la Institución.
• Ejecutar el control bibliográfico de documentos oficiales y publicaciones internas.
• Conservar y ejecutar el control bibliográfico de documentos oficiales y publicaciones internas.
• Conservar y ejecutar el control de la documentación técnica interna referente a las actividades de la Institución.
• Realizar la adquisición del material bibliográfico.
• Realizar el registro, control, buen uso y conservación del material didáctico y bibliográfico de la Institución.
• Préstamo a sala.
• Préstamo a domicilio.
• Préstamo anual de documentos.
• Préstamo Interbibliotecario.
• Búsqueda de Información a través de Internet.
• Elaboración de búsquedas bibliográficas.
• Orientación y asesoramiento de los usuarios.
• Archivo Vertical
• Búsqueda de información en otras instituciones a solicitud de los usuarios.

lunes, 11 de abril de 2011

Centro de documentación Objetivo General y Objetivos Especificos

Objetivo General
Brindar un servicio completo y actualizado a los usuarios internos y externos del Centro de Documentación.

Objetivos Específicos
• Satisfacer las necesidades de información bibliográfica y documental que tienen los funcionarios de Acueductos y Alcantarillados y del público en general en los campos atinentes a los objetivos institucionales, así como en las áreas relacionadas con estos.
• Establecer los sistemas técnicos y administrativos necesarios para el adecuado manejo del acervo bibliográfico Institucional.

domingo, 10 de abril de 2011

Centro de documentación Ubicación en la estructura

Depende del Centro de Gestión de Documentación e información del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados.

Centro de documentación Ubicación en la estructura

Depende del Centro de Gestión de Documentación e información del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados.

sábado, 9 de abril de 2011

Archivo Institucional FUNCIONES

1. Velar por el cumplimiento de los objetivos del Archivo Institucional a nivel nacional.
2. Coordinar con cada uno de los archivos centralizados de gestión, a fin de garantizar la organización técnica de la prearchivalía y salvaguardar el patrimonio documental del AYA.
3. Cumplir con los artículos 59 al 65 del Reglamento de la Ley No 7202 (ver anexo).
4. Reunir la documentación generada en los archivos de gestión de la Institución, a través de la transferencia documental.
5. Coordinar la centralización de la documentación de las diferentes dependencias que deberán enviar debidamente ordenada y organizada, de acuerdo a la Tabla de Plazos, acompañados con una Lista de Remisión de documentos.
6. Establecer un calendario anual para transferencias, el cual será difundido a todas las dependencias del AYA en el mes de setiembre de cada año.
7. Verificar que todos los documentos que ingresen al Área de Archivo Institucional, incluyan claramente en una Lista de Remisión, donde se indique la dependencia productora, nombre del documento, fecha, soportes, cantidad y otra información que se considere pertinente.
8. Velar porque toda documentación de consulta restringida o confidencial que se remita para su custodia, sea debidamente identificada como tal por el archivo de gestión correspondiente.
9. Velar porque las oficinas administrativas productoras custodien sus documentos de acuerdo a lo especificado en la Tabla de Plazos.
10. Custodiar los documentos por el tiempo establecido en la Tabla de Plazos y transferir a la sección de Archivo Histórico aquella documentación que se debe conservar por tiempo indefinido.
11. Facilitar la reproducción documental, manteniendo tanto en los Archivos de Gestión como en el Área de Archivo Institucional, no más de un ejemplar de cada documento preferiblemente el original o una copia del original, no fotostática.
12. Coordinar conforme con los artículos No. 66 al No. 72 del Reglamento de la Ley No. 7202, para preservar el patrimonio documental del AYA (ver anexo).
13. Preservar la documentación en soportes electrónicos, donde se realizarán respaldos de acuerdo a las necesidades y por profesionales del Área de Informática de Gestión de Documentación e Información, encargándose de coordinar con el Área de Archivo Institucional, todo cambio o actualización tecnológica en el ámbito de software o hardware que afecte la documentación custodiada.
14. Coadyuvar para que la tecnología utilizada para salvaguardar, facilitar y conservar la información de los documentos en soportes informáticos garantice la seguridad y no permitir alteraciones o consultas de personas no autorizadas.
15. Realizar respaldo de toda la documentación conservada en medios electrónicos en un lugar fuera del Área de Archivo y velar porque el lugar reúna las condiciones necesarias de acceso y seguridad a la información ante un caso de desastre, siguiendo las normas internacionales que sobre este particular se han dictado y lo establecido por la Ley 7202.
16. Velar porque los documentos se clasifiquen de acuerdo a la estructura orgánica del AYA, en apego a los artículos No 79 y No 80 del Reglamento de la Ley 7202 (ver anexo).
17. Cumplir con los artículos No 82 y No 83 del Reglamento de la Ley 7202 (ver anexos).
18. Registrar en el Área de Archivo Institucional un índice descriptivo de sus fondos documentales.
19. Coordinar para que en auxiliares descriptivos se consideren también las Listas de Remisión de Documentos, Tablas de Plazos de Conservación Documental, registro de entrada y salida del documento e inventarios de documentos históricos y administrativos.
20. Controlar, autorizar y restringir el acceso a los fondos documentales bajo la responsabilidad del Área de Archivo, independientemente del soporte en que se encuentren.
21. Facilitar consultas a usuarios internos, de los documentos necesarios que no tengan el carácter de confidenciales, para ello se considera cualquier medio permitido.
22. Atender las Solicitudes por escrito en caso de requerir el documento original que se mantiene en custodia en el depósito.
23. Atender las solicitudes de los usuarios externos que requieran consultar los documentos que se mantienen en custodia en el depósito documental y de información del Área GEDI.
24. Acatar las disposiciones y directrices que emita la Administración Superior en cuanto al valor confidencial de la información y el conocimiento custodiado.
25. Establecer y diseñar los controles y mecanismos de manejo de documentos, información y el conocimiento organizacional, que le permitan desarrollar un trabajo de calidad, haciendo uso de las herramientas estadísticas y tecnológica de punta para el mejoramiento continuo en términos de calidad , cantidad, tiempo y recursos en todo el AYA.

viernes, 8 de abril de 2011

Archivo Institucional Objetivo específicos

• Normalizar, reunir, seleccionar, describir, ordenar y conservar la producción documental del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados, para suministrar a los usuarios en forma oportuna, el patrimonio documental.
• Elaborar y establecer tablas de plazos de conservación de documentos, en coordinación con la Comisión Institucional de Selección y Eliminación.
• Generar en la Institución una cultura de normalización para la administración documental.

jueves, 7 de abril de 2011

Archivo Institucional Objetivo General

Implementar, supervisar y controlar todos los aspectos relacionados con el cumplimiento de la política para el funcionamiento de los Archivos de Gestión y el acatamiento de las Leyes 7202 y su reglamento, 8292 y 8220.

miércoles, 6 de abril de 2011

Archivo Institucional Visión

Implementar un sistema integral que permita hacer más eficiente la gestión de la documentación e información institucional, utilizando herramientas tecnológicas que permitan realizar consultas de información veráz, de una manera ágil y oportuna, brindando así un excelente servicio al cliente.

martes, 5 de abril de 2011

Archivo Institucional Misión

Administrar y custodiar de manera eficiente el acervo documental de la Institución, cumpliendo lo estipulado en la Ley 7202 del Sistema Nacional de Archivo y su Reglamento y acatando las leyes 8292 y 8220.

lunes, 4 de abril de 2011

GEDI-AYA Dependencias Directas

Dependen directamente del Centro de Gestión de Documentación e Información (GEDI-AyA), las áreas funcionales de Archivo Institucional, Centro de Documentación, Correspondencia y Mensajería, Impresos y GEDI – Regionales.

domingo, 3 de abril de 2011

GADI - AYA Relación funcional

Por las características de su razón de ser, GEDI-AYA se relaciona con todas y cada una de las dependencias institucionales mediante el trasiego de documentos e intercambio de información variada, pero también con el público en general que busque información histórica y documental.

sábado, 2 de abril de 2011

GADI - AYA Funciones

• Aprovechar el uso de la tecnología para optimizar e integrar los flujos de información a nivel institucional.
• Responder eficientemente a las necesidades y retos constantes, debido al constante crecimiento institucional
• Aprovechar la información que se genera para facilitar la toma de decisiones.
• Estandarizar los formatos de los documentos oficiales que generen las diversas oficinas institucionales.
• Cumplir con lo establecido en las Leyes 7202 y su Reglamento, 8292 de Control Interno y la 8220 sobre protección al ciudadano del exceso de trámites y requisitos administrativos

viernes, 1 de abril de 2011

GEDI - AYA Objetivos específicos

• Identificar, normalizar y controlar la documentación e información que se geste en el AyA, como un movimiento interactivo que permita a los trabajadores el intercambio de ideas y conocimientos, mejorando la toma de decisiones.
• Crear una plataforma de información que brinde apoyo a todos los usuarios que requiera del soporte de sistemas de información y documentación.
• Organizar actividades o eventos (talleres), que permitan que el trabajador conocer más del uso y manejo de los sistemas de información y documentación para que adquiera nuevas habilidades con esta herramienta.
• Establecer normas sobre producción y reproducción de documentos impresos optimizando los recursos.
• Normalizar y agilizar la labor de recepción y entrega de documentos brindando un excelente servicio al cliente