Archivo Institucional FUNCIONES

1. Velar por el cumplimiento de los objetivos del Archivo Institucional a nivel nacional.
2. Coordinar con cada uno de los archivos centralizados de gestión, a fin de garantizar la organización técnica de la prearchivalía y salvaguardar el patrimonio documental del AYA.
3. Cumplir con los artículos 59 al 65 del Reglamento de la Ley No 7202 (ver anexo).
4. Reunir la documentación generada en los archivos de gestión de la Institución, a través de la transferencia documental.
5. Coordinar la centralización de la documentación de las diferentes dependencias que deberán enviar debidamente ordenada y organizada, de acuerdo a la Tabla de Plazos, acompañados con una Lista de Remisión de documentos.
6. Establecer un calendario anual para transferencias, el cual será difundido a todas las dependencias del AYA en el mes de setiembre de cada año.
7. Verificar que todos los documentos que ingresen al Área de Archivo Institucional, incluyan claramente en una Lista de Remisión, donde se indique la dependencia productora, nombre del documento, fecha, soportes, cantidad y otra información que se considere pertinente.
8. Velar porque toda documentación de consulta restringida o confidencial que se remita para su custodia, sea debidamente identificada como tal por el archivo de gestión correspondiente.
9. Velar porque las oficinas administrativas productoras custodien sus documentos de acuerdo a lo especificado en la Tabla de Plazos.
10. Custodiar los documentos por el tiempo establecido en la Tabla de Plazos y transferir a la sección de Archivo Histórico aquella documentación que se debe conservar por tiempo indefinido.
11. Facilitar la reproducción documental, manteniendo tanto en los Archivos de Gestión como en el Área de Archivo Institucional, no más de un ejemplar de cada documento preferiblemente el original o una copia del original, no fotostática.
12. Coordinar conforme con los artículos No. 66 al No. 72 del Reglamento de la Ley No. 7202, para preservar el patrimonio documental del AYA (ver anexo).
13. Preservar la documentación en soportes electrónicos, donde se realizarán respaldos de acuerdo a las necesidades y por profesionales del Área de Informática de Gestión de Documentación e Información, encargándose de coordinar con el Área de Archivo Institucional, todo cambio o actualización tecnológica en el ámbito de software o hardware que afecte la documentación custodiada.
14. Coadyuvar para que la tecnología utilizada para salvaguardar, facilitar y conservar la información de los documentos en soportes informáticos garantice la seguridad y no permitir alteraciones o consultas de personas no autorizadas.
15. Realizar respaldo de toda la documentación conservada en medios electrónicos en un lugar fuera del Área de Archivo y velar porque el lugar reúna las condiciones necesarias de acceso y seguridad a la información ante un caso de desastre, siguiendo las normas internacionales que sobre este particular se han dictado y lo establecido por la Ley 7202.
16. Velar porque los documentos se clasifiquen de acuerdo a la estructura orgánica del AYA, en apego a los artículos No 79 y No 80 del Reglamento de la Ley 7202 (ver anexo).
17. Cumplir con los artículos No 82 y No 83 del Reglamento de la Ley 7202 (ver anexos).
18. Registrar en el Área de Archivo Institucional un índice descriptivo de sus fondos documentales.
19. Coordinar para que en auxiliares descriptivos se consideren también las Listas de Remisión de Documentos, Tablas de Plazos de Conservación Documental, registro de entrada y salida del documento e inventarios de documentos históricos y administrativos.
20. Controlar, autorizar y restringir el acceso a los fondos documentales bajo la responsabilidad del Área de Archivo, independientemente del soporte en que se encuentren.
21. Facilitar consultas a usuarios internos, de los documentos necesarios que no tengan el carácter de confidenciales, para ello se considera cualquier medio permitido.
22. Atender las Solicitudes por escrito en caso de requerir el documento original que se mantiene en custodia en el depósito.
23. Atender las solicitudes de los usuarios externos que requieran consultar los documentos que se mantienen en custodia en el depósito documental y de información del Área GEDI.
24. Acatar las disposiciones y directrices que emita la Administración Superior en cuanto al valor confidencial de la información y el conocimiento custodiado.
25. Establecer y diseñar los controles y mecanismos de manejo de documentos, información y el conocimiento organizacional, que le permitan desarrollar un trabajo de calidad, haciendo uso de las herramientas estadísticas y tecnológica de punta para el mejoramiento continuo en términos de calidad , cantidad, tiempo y recursos en todo el AYA.