EL CICLO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y PAGO - Objetivo 8: Las cantidades adeudadas a proveedores por mercancías y servicios aceptados y la distribución contable de esas cantidades deben calcularse con exactitud y reconocerse como pasivos prontamente

 Técnicas de Control:

1. Verificación de las cantidades, precios y condiciones facturados mediante referencia a la orden de compra e informe de recepción y verificación de la documentación. 

2. Verificación y documentación de las multiplicaciones y sumas de las facturas. (Nota: Esto puede hacerse por pruebas.) 

3. Procedimientos estándares para acumulaciones al final del periodo de facturas no procesadas, embarques recibidos pero no la factura, etc. 

 4. Análisis de diferencias entre los inventarios físicos y los registros permanentes. 

5. Distribución de diarios de compras o distribuciones de gastos a los supervisores de departamentos para su revisión y análisis. 

6. Revisión de los estados de cuenta de los proveedores (no las facturas) para observar partidas atrasadas vencidas. 

7. Listados previos a preparar los comprobantes para establecer control inmediato sobre las facturas de los proveedores antes de que se unan a los informes de recepción y a las órdenes de compra que completan el comprobante a pagar que se prepara. 

8. Balanceo por lotes y técnicas de registro cronológico para controlar las facturas con sus comprobantes a pagar. 

 DIAGRAMA RESUMIDO DEL FLUJO DE COMPRAS

Forma parte de un grupo de documento de técnicas de control interno que aspiro continuar escribiendo vinculadas a áreas funcionales de las organizaciones.

 

FRAGUADO DE EMPEDRADO EXISTENTE

 Descripción: 

Esta actividad se refiere a la construcción y/o reparación de fraguados sobre empedrados o emplantillados existentes en las obras de drenaje, con el objeto de mejorar las condiciones de drenaje del camino o de cauce de ríos, evitando la erosión aguas arriba o aguas abajo de las obras.

Materiales: 

Concreto 210 kg/cm2, mortero 140 kg/cm2 y piedra de tamaño mediano.

Las especificaciones para los materiales a utilizar son:

La piedra deberá ser dura, sana, limpia y libre de grietas u otros defectos que tiendan a reducir su resistencia a las solicitaciones que estará sometida y al efecto del intemperismo. Las superficies de la piedra deben estar exentas de tierra, arcilla o cualquier materia extraña que afecte la adherencia de ésta con el mortero. Las piedras pueden ser de forma cualquiera.

La arena para mortero debe ser limpia, libre de materia orgánica, arcilla y debe cumplir con los requisitos de la norma AASHTO M-45.

La arena para concreto debe cumplir con los requerimientos de AASHTO M-6 y el agregado grueso deberá cumplir con AASHTO M-80.

El cemento debe ser fabricado bajo la norma ASTM C-1157, ASTM C-150 o ASTM C-91.

El agua a utilizar presentará características adecuadas para propósitos de construcción, su inspección será visual y deberá contar con la aprobación del Supervisor.

 Procedimiento para la ejecución:

Construcción y Conservación de emplantillados:

Excavar la profundidad mínima de 20 cm, y en caso de ser necesario, restituir el material debajo de estos 20 cm que a juicio del supervisor se encuentre en mal estado, a fin de proporcionar una superficie rígida y estable para proporcionar una superficie que soporte las exigencias a que será sometido el emplantillado.

Una vez colocada la piedra o en el caso de empedrado existente, se deberá realizar la limpieza de la superficie; posteriormente se deberán rellenar los huecos con el mortero con la suficiente fluidez para lograr rellenar los vacíos. Finalizado el lleno con mortero y su fraguado inicial, se procederá a colocar el concreto con espesor de 7 cm. para lograr un acabado uniforme en la superficie del empedrado o el emplantillado.

Medición y forma de pago:

 La medición y pago de esta actividad se hará por metro cuadrado debidamente terminado. El pago de esta actividad será la plena compensación por el suministro de todos los materiales y actividades aquí especificados; equipo, herramientas, mano de obra, demolición y remoción de la parte dañada y demás trabajos imprevistos para poder ejecutar correctamente esta actividad.

En caso de requerirse excavación y relleno debajo de los 20 cm tratados, estos volúmenes se pagarán por separado: el corte como partida de “MR1106 EXCAVACION PARA ESTRUCTURAS VARIAS”, el relleno como “MR1107 RELLENO PARA ESTRUCTURAS VARIAS”. De no establecerse las cantidades respectivas en el Plan de Oferta, deberá conciliarse el precio durante la ejecución.

El supervisor deberá dejar constancia por escrito de las verificaciones de la dosificación de materiales realizadas en el sitio de la obra, así como la procedencia y limpieza de la piedra utilizada.

EL CICLO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y PAGO - Objetivo 7: Las mercancías y servicios aceptados deben informarse con exactitud y prontamente.

  Técnicas de Control:

1. Documentos de recepción prenumerados y controlados de los que posteriormente se rinde cuenta de haberse enviado a, o recibido por, una función de verificación de órdenes o de cuentas a pagar. 

2. Mantenimiento de un registro cronológico de recepción en que se anote por su orden cada documento de recepción. (Nota: Este registro puede usarse posteriormente para llevar cuenta de los documentos de recepción prenumerados. Un sistema de anotación de una vez puede utilizarse para producir simultáneamente el registro y el documento de recepción. 

3. Procedimientos documentados para los cortes del cuarto de recepción (diarios y de fin de periodo). 

4. Totales de control e identificación de fechas, encabezamientos, etc. en los informes 

EL CICLO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y PAGO - Objetivo 6: Sólo deben aceptarse mercancías y servicios que se hayan solicitado.

 Técnicas de Control:

1. Lugares centrales de recepción estrictamente supervisado y separados de las funciones de embarque, compra y almacenamiento. 

2. Formas de órdenes de compra que tengan impreso de antemano el lugar de recepción y en que se instruya al proveedor a efectuar la entrega sólo en ese lugar. 

3. Conteo de envases (y comparación con el conocimiento de embarque) y observación de las apariencias de los envases en la plataforma de recepción. 

4. Comparación detallada de las mercancías recibidas con una copia de la orden de compra. (Nota: El uso eficaz de esta técnica requiere que los embarques para los que no existan orden en el archivo del lugar de recepción sean devueltos al proveedor o mantenidos en suspenso hasta que se recibe una orden.) 

5. Revisión periódica de las órdenes de compra pendientes en busca de posibles cancelaciones. 

6. Cancelación automática de las órdenes de compra pendientes después de las fechas de entrega especificadas. 

7. Supervisión estricta del personal de recepción. 

EL CICLO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y PAGO - Objetivo 5: Sólo deben aprobarse aquellas solicitudes a proveedores por mercancías o servicios que se ajusten a los criterios de la gerencia

 Técnicas de Control:

1. Procedimientos documentados para iniciar, revisar y aprobar peticiones de mercancías y servicios. 

2. Formas vitales prenumeradas (v.g., peticiones de compras, órdenes de compra, etc.) y la rendición de cuentas de tales formas (v.g., hojas de verificación numérica o punteo. 

3. Archivo de firmas autorizadas. 

4. Auditorias internas periódicas de tales cosas como ofertas de competencia en los archivos, precios según órdenes de compra contra listas de precios de proveedores, condiciones aceptadas contra condiciones disponibles en los proveedores, etc. 

5. Sistema de control de inventarios que produce órdenes de compra (v.g., con un registro permanente de inventario preparado con la computadora, las órdenes de compra pueden crearse automáticamente cuando las cantidades en inventario lleguen a un punto fijado para ordenar de nuevo). 

 

EL CICLO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y PAGO - Objetivo 4: Deben establecerse y mantenerse procedimientos de proceso del ciclo de adquisición y pago de acuerdo con los criterios de la Gerencia

 Técnicas de Control:

1. Claras exposiciones de los procedimientos: 

• Manuales de políticas
• Manuales de procedimientos
• Rutinas de entrenamiento
• Requisitos de supervisión
• Documentación de sistemas y programas

 2. Verificación de las aprobaciones requeridas de la gerencia y usuarios para nuevos sistemas y procedimientos 

3. Cambios de sistemas, procedimientos y programas 

4. Verificación periódica de las aprobaciones de supervisión que se requieren para transferir responsabilidades, cambios en las formas, sistemas de archivos, etc 

5. Pruebas periódicas de razonabilidad 

6. Procedimientos que requieran que todos los cambios a los programas de computadora sean autorizados, revisados y aprobados por el gerente de procesamiento de datos y el Jefe del departamento de usuarios 

 

 

EL CICLO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y PAGO - Objetivo 3: Los ajustes a los desembolsos de efectivo, cuentas de proveedores y distribuciones de cuentas deben autorizarse de acuerdo a los criterios de la gerencia

 Para ello se debe:

• Controlar el efectivo recibido de proveedores 
• Controlar las Devoluciones de mercancía a proveedores 
• Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar 
• Controlar Notas de débito y de crédito (Rebajas por volúmenes de compras, etc) 
• Mantener acuerdos de renegociación de precios 
• Efectuar liquidaciones de partidas en disputa. 
• Mantener pagos parciales 
• Mantener pagos especiales 
• Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de nuevo. 
• Efectuar Reclasificaciones de cantidades distribuídas 

 - Reclasificación de una cuenta de gastos a una cuenta de inventario u otro activo

- Reclasificación de un pago

Técnicas de control:

1. Exposición clara de criterios y políticas incluso políticas respecto a devolución de mercancías, pagos parciales, liquidaciones de partidas en disputa, toma de descuentos por pronto pago, etc.Ej: 
2. Se tomarán descuentos por pronto pago sobre todas las facturas pagadas dentro de un número determinado de días. 
3. Se notificará a los proveedores dentro de un número determinado de días, toda devolución que se les haga y se cargará a la cuenta del proveedor la correspondiente nota de crédito. 
4. No se compensarán cuentas a pagar con cuentas a cobrar sin la respectiva autorización 
5. Se emitirán órdenes de no pagar los cheques que permanezcan sin cobrar más de un número determinado de meses y las cuentas de efectivo serán ajustadas por tales cheques. 
6. Formas prenumeradas estándar y controladas para ajustes con las respectivas aprobaciones. 
7. Informes regulares y análisis periódicos de las tendencias en las cantidades y tipos de los ajustes. 
8. Aprobación por escrito de todos los ajustes de distribución de cuentas por un ejecutivo o supervisor determinado. 

EL CICLO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y PAGO - Objetivo 2: Los tipos, cantidades estimadas, precios y condiciones de la mercancía y servicios debe autorizarse de acuerdo a los criterios de la gerencia.

 Para ello se debe:

• Especificar tipo de mercancías y servicios que han de comprarse, incluso los estándares de calidad. 
• Aplicar métodos para establecer las cantidades que se comprarán Puntos para ordenar de nuevo

• Cantidades para la orden más económica
• Plan aprobado de materiales que se necesitan
• Presupuesto de gastos capitalizables
• Establecer precios que han de pagarse 

• El postor más bajo
• Precio contractual
• Lista de precios de proveedores
• Determinar condiciones aceptables 
• Fletes
• Descuentos
• Tiempo mínimo para preparación de entregas
• Técnicas de Control:

1. Sólo se ordenarán los materiales que aparezcan en la relación de materiales. Otras órdenes deben ser aprobadas por el Jefe de Compras. 

2. Las cantidades de materiales que se ordenen no deben producir inventarios que excedan los niveles establecidos. 

3. Se ordenarán materiales sólo si están especificados en el plan aprobado de materiales que se necesitan. 

4. Todos los desembolsos capitalizables que excedan de un importe determinado deben ser aprobados por el Directorio. 

5. La calidad de la mercancía ordenada debe cumplir las especificaciones de ingeniería expresadas. 

6. Las bases de datos de precios y condiciones de proveedores deben ser aprobados. 

7. Archivo maestro de inventario en almacenes con puntos para ordenar de nuevo, cantidades para la orden más económica, plan de materiales que se necesitan. 

8. Procedimientos establecidos para añadir, cambiar, eliminar precios de la base de datos. 

9. Conciliación de los controles de totales de comprobación sobre los precios de los proveedores en el archivo maestro. 

10. Comparaciones periódicas de los precios de proveedores publicados con el archivo maestro de precios. 

11. Revisión periódica de los archivos maestros por personal supervisor apropiado. 

12. Exposiciones escritas de especificaciones aceptables de ingeniería y de calidades. 

13. Procedimientos documentados y forzosos para revisar y aprobar los contratos a largo plazo de ministros antes de su formalización. 

14. Comparación periódica de los precios pagados a un proveedor con los precios de mercado o con los precios pagados a otros proveedores por mercancías y servicios semejantes. 

15. Departamento de compras centralizado para controlar la emisión de todas las órdenes a los proveedores por mercancías o servicios.