EL CICLO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y PAGO - Objetivo 2: Los tipos, cantidades estimadas, precios y condiciones de la mercancía y servicios debe autorizarse de acuerdo a los criterios de la gerencia.

 Para ello se debe:

• Especificar tipo de mercancías y servicios que han de comprarse, incluso los estándares de calidad. 
• Aplicar métodos para establecer las cantidades que se comprarán Puntos para ordenar de nuevo

• Cantidades para la orden más económica
• Plan aprobado de materiales que se necesitan
• Presupuesto de gastos capitalizables
• Establecer precios que han de pagarse 

• El postor más bajo
• Precio contractual
• Lista de precios de proveedores
• Determinar condiciones aceptables 
• Fletes
• Descuentos
• Tiempo mínimo para preparación de entregas
• Técnicas de Control:

1. Sólo se ordenarán los materiales que aparezcan en la relación de materiales. Otras órdenes deben ser aprobadas por el Jefe de Compras. 

2. Las cantidades de materiales que se ordenen no deben producir inventarios que excedan los niveles establecidos. 

3. Se ordenarán materiales sólo si están especificados en el plan aprobado de materiales que se necesitan. 

4. Todos los desembolsos capitalizables que excedan de un importe determinado deben ser aprobados por el Directorio. 

5. La calidad de la mercancía ordenada debe cumplir las especificaciones de ingeniería expresadas. 

6. Las bases de datos de precios y condiciones de proveedores deben ser aprobados. 

7. Archivo maestro de inventario en almacenes con puntos para ordenar de nuevo, cantidades para la orden más económica, plan de materiales que se necesitan. 

8. Procedimientos establecidos para añadir, cambiar, eliminar precios de la base de datos. 

9. Conciliación de los controles de totales de comprobación sobre los precios de los proveedores en el archivo maestro. 

10. Comparaciones periódicas de los precios de proveedores publicados con el archivo maestro de precios. 

11. Revisión periódica de los archivos maestros por personal supervisor apropiado. 

12. Exposiciones escritas de especificaciones aceptables de ingeniería y de calidades. 

13. Procedimientos documentados y forzosos para revisar y aprobar los contratos a largo plazo de ministros antes de su formalización. 

14. Comparación periódica de los precios pagados a un proveedor con los precios de mercado o con los precios pagados a otros proveedores por mercancías y servicios semejantes. 

15. Departamento de compras centralizado para controlar la emisión de todas las órdenes a los proveedores por mercancías o servicios.