EL CICLO DE ADQUISICIÓN DE BIENES Y PAGO - Objetivo 1: Los proveedores deben autorizarse de acuerdo con los criterios de la gerencia.

 Para ello se debe analizar en los proveedores lo siguiente:

• La capacidad corriente y potencial y disposición para proporcionar calidad y cantidad, entregas oportunas y servicio. 
• Los precios de competencia considerando los precios unitarios, descuentos por volumen, costos de transporte y condiciones de crédito. 
• Las restricciones legales 
• Las políticas de la entidad acerca de las transacciones con personas vinculadas, conflicto de intereses, pagos delicados, etc. 

Técnicas de Control:

1. Claras exposiciones de criterios. Manual de Políticas y/o Procedimientos de Compras con normas claramente definidas. Ej: Sólo se aprobarán los proveedores que ofrezcan descuentos por volumen

2. Bases de datos. Lista de proveedores aprobados o archivo maestro de proveedores. 

3. Procedimientos establecidos para añadir, cambiar o eliminar de las bases de datos. 

4. Estos procedimientos deben incluir: 

a. Una descripción de los documentos que han de obtenerse o de crearse con respecto a, un proveedor potencial, y 

b. Las pruebas o verificaciones que han de hacerse de los documentos e información obtenida.

1. La integridad de los archivos debe protegerse con técnicas tales como: 

2. Especificar que los cambios deben aprobarse por escrito por ejecutivos o empleados supervisores especificados. 

3. Formas prenumeradas estándar con campos de claves precodificadas para documentar los cambios, controles físicos sobre el acceso a las formas y conciliación de las usadas con una tabulación de los cambios realmente efectuados 

4. Revisión y aprobación de informes de cambios y después de cada actualización a las bases de datos por cambios de nombre y dirección. 

5. Balanceo y conciliación periódicos del número de nombres, en los archivos por una persona que no tenga responsabilidades de iniciar o procesar cambios o por un grupo de control de datos. 

6. Pruebas periódicas de auditoría interna de los archivos. 

7. Revisión periódica de las gráficas de la actividad del acceso en línea como ayuda para determinar la corrección de los cambios a los archivos maestros. 

8. Conciliación de los controles de totales de comprobación sobre los números de los proveedores en archivo maestro. 

9. Limitación del acceso a la base de datos mediante el sistema de administración de base de datos, contraseñas o controles físicos sobre terminales. 

10. Dígitos de verificación sobre los números de proveedores para el mantenimiento del archivo maestro.