Análisis completo de los costes improductivos (II)

La mejora real del rendimiento se consigue cuando el nivel de costes improductivos es igual a cero y se alcanza un porcentaje de trabajo del 100%. Por tanto, en el sistema de producción just in time, debemos fabricar sólo la cantidad necesaria, la mano de obra debe reducirse para equilibrar el exceso de capacidad productiva y ajustarlo a la cantidad requerida.
El paso preliminar para la aplicación del sistema de producción just-in-time es el de identificar completamente los costes improductivos tales como:

• Costes improductivos por exceso de producción.
• Costes improductivos en el tiempo de los trabajadores (parados).
• Costes improductivos por el transporte.
• Costes improductivos del procesamiento en sí mismo.
• Costes improductivos de stock disponibles (inventarios).
• Costes improductivos por otras actividades.
• Costes improductivos en la fabricación de productos defectuosos.

Eliminando estos costes improductivos completamente podremos mejorar el rendimiento operativo con un amplio margen. Para ello, sólo debemos fabricar la cantidad necesaria, eliminando como consecuencia el excedente de mano de obra. El sistema de producción just-in-time revela claramente un exceso de mano de obra. Es responsabilidad de la dirección el detectar el exceso de mano de obra y el utilizarla de forma rentable. La contratación de más personal cuando el negocio va bien y la producción es alta para después, cuando se producen recesiones, despedirlos o generar jubilaciones anticipadas, no son buenas medidas.
La definición de despilfarro que han asumido las empresas occidentales es sobre “cualquier otra cosa que no sean los recursos mínimos absolutos de material, máquinas y fuerza de trabajo requeridos para añadir valor al producto”. Considerándose como recursos mínimos absolutos:

• Un único proveedor, si éste tiene suficiente capacidad.
• Nada de gente, equipos o espacio dedicados a repetir un trabajo ya hacho.
• Ningún stock de seguridad.
• Ningún plazo de ejecución excesivo.
• Que nadie efectúe una tarea que no añada valor.

“Solamente aquellas actividades que cambian los productos físicamente, añaden valor”. Es decir, que contar, mover o incluso inspeccionar son tareas que no añaden valor, pero sí coste; por lo tanto son despilfarros.
Existe otro principio que debe añadirse a la filosofía Just-in-Time. Se trata el mismo de establecer dentro del proceso la denominada mejora continua, con aplicaciones sencillas, reduciendo y eliminando: transportes, esperas, inventarios, cambios y preparaciones; no dando nunca un resultado como definitivo. La productividad, calidad, servicio al cliente, flexibilidad en el diseño del producto y los cambios de programación deben mejorar continuamente; estableciéndose un proceso cíclico en el que siempre podrán efectuarse nuevas mejoras. A tales efectos, la planta de producción es la mayor fuente de información sobre el proceso de fabricación, ofreciendo la información más directa, actual y estimulante sobre su funcionamiento.

Análisis completo de los costes improductivos (I)

Cuando pensemos en la eliminación absoluta de los costes improductivos, deberemos tener en cuanta los siguientes puntos:

1. La mejora del rendimiento tendrá sentido sólo cuando vaya ligado a la reducción de costes. Para conseguirlo, debemos empezar produciendo únicamente lo necesario con la mano de obra mínima.
2. Observemos el rendimiento de cada operario y de cada línea. Después analicemos a los operarios como un grupo, y el rendimiento de la planta en su totalidad (todas las líneas). Este rendimiento deberá ser mejorado en cada paso y, al mismo tiempo, para la totalidad de la planta como una unidad.

De tal forma, si una línea de producción que tiene 10 trabajadores y fabrica 100 productos al día, ello significa que el rendimiento por persona es de 10 piezas al día. Pero si procedemos a analizar sistemáticamente las actividades y procesos, logra percibirse que se genera un exceso de producción, acompañado de trabajadores parados y que se realizan actividades innecesarias dependiendo de la hora de la jornada. Ahora bien, supongamos que mejoramos los procesos y reducimos la cantidad de mano de obra en dos trabajadores. El hecho de que 8 trabajadores puedan generar 100 piezas diariamente implica que podemos elevar a 125 la cantidad de unidades producidas diariamente sin reducir la cantidad de trabajadores. En realidad esa capacidad de producir 125 piezas al día ya existía anteriormente, pero se perdía debido al trabajo innecesario y al exceso de producción.
Esto significa que si consideramos sólo el trabajo necesario como trabajo real y definimos el resto como “pérdida”, la siguiente ecuación será cierta, tanto se consideramos a los trabajadores individualmente como a la línea en su totalidad:

Capacidad actual = trabajo + pérdida

Estrategia del Just-in-Time

El JIT es mucho más que un programa destinado a la reducción de inventarios o cero inventarios El JIT es un sistema para hacer que las empresas de manufacturas operen eficientemente y con un mínimo de recursos humanos y mecánicos. El just-in-time también permite mejorar la calidad, y proporcionar un máximo de motivación para la solución de los problemas tan pronto como éstos surgen. El Just-in-Time es sinónimo de simplicidad, eficiencia y un mínimo de desperdicios.
Como antes dijimos, el JIT introduce una nueva definición de desperdicios en la manufactura. En general se considera que el desperdicio es chatarra de material, reprocesable o bien producto de línea rechazado. El JIT considera desecho a cualquier cosa que no sea necesaria para la manufactura del producto o que es un exceso del mismo, por ejemplo, el caso de un inventario de seguridad para cubrir las partes defectuosas en las líneas de producción o las tasas de elaboración de carácter no lineal, las horas de mano de obra empleadas en elaborar productos innecesarios o en reprocesar productos debido a su mala calidad o a causa de cuestiones de ingeniería, así como el tiempo invertido en el ajuste de máquinas y herramientas antes de que se empiecen a procesar partes con ellas. Todo este tiempo y material desperdiciado incrementa el costo del producto y disminuye su calidad. El Just-in-Time es una cruzada para eliminar cualquier forma de desperdicio o despilfarro. Es también un impulso para simplificar el proceso de manufactura de manera que sea factible detectar problemas y llegar a soluciones de carácter inmediato.
Así el JIT puede entenderse como un sistema de producción diseñado para eliminar todo desperdicio en el medio de la manufactura (por desperdicio debe entenderse cualquier cosa que no contribuya de manera directa al valor del producto). Ampliar dicha definición implicaría decir que el sistema just in time hace que los materiales necesarios sean traídos al lugar necesario para elaborar los productos necesarios en el momento exacto en que éstos son requeridos. Como complemento de éstas definiciones es menester subrayar dos reglas fundamentales que deber ser observadas: la primera es que sólo deben ser empleadas partes y procesos de alta calidad. El JIT requiere de existencia mínimas de seguridad en materiales y productos en proceso, por ello cuando llega el instante de elaborar el producto, las partes en el proceso de producción, deben ser las mejores que se puedan obtener. Esta regla asegura altos rendimientos y previsión en la línea de producción. La segunda regla tiene se refiere al tamaño del lote de producción. Siempre se deberá elaborar el tamaño de lote más pequeño para cualquier producto, independientemente del volumen de producción del mismo. Estas dos reglas constituyen los pilares de los principios de operación del JIT. Una violación de cualquiera de ellos ocasionaría serios problemas en la implantación del sistema.
No hay pérdida más terrible que la del exceso de producción. Las modernas empresas industriales como así también las de servicios deben desarrollar el sentido común, para proveerse sólo de lo que necesita cuando lo necesita y en la cantidad que necesita. Esto implica una revolución de la conciencia, un cambio profundo de actitud y criterio por parte de los empresarios.

Factores que inciden en la productividad de la empresa (II)

En cuanto a los materiales pueden lograrse importantes incrementos en la productividad mediante:

a) La mejora en el rendimiento del material: producción de productos útiles o de energía por unidad de material utilizado. Dependiendo ello de la selección adecuada del material correcto, su calidad, el control del proceso y el control de los productos rechazados.
b) Uso y control de desechos y sobras.
c) Mejoramiento de la gestión de existencias para evitar que se mantengan reservar excesivas.
d) Mejoramiento del índice de rotación de las existencias para liberar fondos vinculados a las existencias con el fin de destinarlos a usos más productivos.
e) Empleo de materiales sustitutos.
f) Perfeccionamiento de los materiales mediante la Investigación & Desarrollo.

En cuanto a los factores blandos, la correcta gestión del personal toma especial trascendencia como recurso clave en las empresas competitivas del presente y del futuro. La capacitación, el entrenamiento, la motivación e incentivos, la participación y la calidad de vida laboral son fundamentales. La continuidad del personal, expresado en un menor índice de rotación hacen factible una continuidad en la curva de aprendizaje (contribuyendo ello con la curva de experiencia) y la formación de conocimientos tácitos, los cuales generan a través de una óptima gestión de los recursos humanos una ventaja competitiva difícil de imitación por parte de los competidores.
El mejoramiento de los sistemas de trabajo, un mejor estilo de dirección (gestión), acompañados de sistemas de información y estructuras organizacionales de alta eficiencia permiten altos niveles de rendimiento.
Hoy la flexibilidad y polivalencia de los trabajadores, su capacidad para trabajar en equipos, su capital intelectual (conocimientos + experiencias + actitud) conforman un arma esencial para hacer factible mayores niveles de productividad acompañados de mejores performances en materia de calidad y satisfacción del cliente y/o consumidor.
En cuanto a los factores externos éstos deben ser tomados en consideración a los efectos de analizar la posibilidad de reducir su incidencia mediante la acción de la empresa como tal o bien y por sobre todas las opciones, actuando conjuntamente a través de organismos u organizaciones sociales – políticas – profesionales y económicas. De tal forma podrán solicitarse cambios normativos, reglamentaciones, protecciones arancelarias, la realización de obras públicas entre muchas otras.
Condiciones para la productividad óptima en todo proceso productivo
Lograr el mejor nivel de productividad requiere de un proceso sistemático que debe cumplimentarse en torno a:

• Diseño adecuado del producto o servicio
• Selección de la tecnología más idónea
• Planificación de la calidad requerida
• La utilización óptima de los recursos:
- Instalaciones
- Materiales e Insumos
- Personal
• Y, el estudio para tales efectos de métodos y tiempos, programación y coordinación.

La primera de las condiciones, sin la cual todas las demás serían inútiles, es que el producto a obtenerse haya sido diseñado de forma que asegure que, básicamente, cumpla de forma óptima con la función específica que le es propia permitiendo además, su obtención en óptimas condiciones.
En segundo lugar es indispensable asegurar el aporte de nuevas tecnologías mediante una continua labor de prospección del futuro, conocimiento y utilización de las fuentes de información tecnológica existentes, protección de la propia tecnología y todas cuantas acciones permitan conseguir que en todo momento se utilicen las tecnologías que pueden conducir a una óptima productividad.
Otro factor trascendental íntimamente ligado al diseño del producto y la tecnología utilizada es el de la calidad del producto obtenido. Las exigencias del mundo industrial, la apertura a nuevos mercados, las prescripciones cada vez más rigurosas respecto a la homologación de productos, han convertido este factor en punto clave para el éxito.
La obtención de productos de diseño adecuado, utilizando la tecnología más idónea, alcanzando el máximo en calidad, se logra mediante la utilización eficaz y eficiente de las instalaciones, materiales y recursos humanos, a los efectos de lograr el más alto nivel de productividad. Esta utilización óptima debe buscarse a través de la utilización de los métodos más adecuados y un riguroso estudio de los tiempos de las distintas operaciones que integran un proceso. A tal efecto la planificación, programación y coordinación constituyen la llave que abre las puertas a la máxima eficacia.

Factores que inciden en la productividad de la empresa (I)

Se dividen en dos factores fundamentales que son los internos y los externos. Entre los factores internos tenemos aquellos que podemos calificar de duros, y otros como blandos. Entre los factores duros tenemos:

• Producto
• Planta y equipo
• Tecnología
• Materiales y energía

Y, entre los denominados blandos se encuentran:

• Personas
• Organización y sistemas
• Métodos de trabajo
• Estilos de dirección

El clasificarlos como duros y blandos depende de que tan fácil resulta cambiarlos, pero podría alterarse ello si pensamos que resulta más fácil comprar una nueva máquina que cambiar una mentalidad, pues es bien sabido que “no hay nada más difícil de abrir que una mente cerrada”.
En cuanto a los factores externos se tienen:
Ajustes estructurales

• Económicos
• Demográficos y sociales

Recursos naturales

• Mano de obra
• Tierra
• Energía
• Materias primas

Administración pública e infraestructura

• Mecanismos institucionales
• Políticas y estrategia
• Infraestructura
• Empresas públicas

Entre los factores duros tenemos la planta y equipo. Estos elementos desempeñan un papel central en todo programa de mejoramiento de la productividad mediante: un buen mantenimiento; el funcionamiento de la planta y el equipo en condiciones óptimas; el aumento de la capacidad de la planta mediante la eliminación de los estrangulamientos y la adopción de medidas correctivas; y, la reducción del tiempo parado y el incremento del uso eficaz de las máquinas y capacidades de la planta disponibles.
Por otro lado la innovación tecnológica constituye una fuente importante de aumento de la productividad. Se puede lograr un mayor volumen de bienes y servicios, un perfeccionamiento de la calidad, la introducción de nuevos métodos de comercialización, entre otros, mediante una mayor automatización y tecnología de la información. La automatización puede asimismo mejorar la manipulación de los materiales, el almacenamiento, los sistemas de comunicación y el control de la calidad.

Variables de la productividad

Los incrementos en la productividad dependen de tres variables, siendo fundamental la buena gestión de los mismos a los efectos de la mejora en la productividad:

• Trabajo
• Capital
• Gestión

La mejora en la contribución del trabajo a la productividad es consecuencia de tener un personal laboral más sano, mejor formado y entrenado, y mejor alimentado. Tres variables clave en la mejora de la productividad laboral son:

1. Formación básica apropiada para una mano de obra efectiva.
2. La alimentación de la mano de obra.
3. Los gastos sociales que posibilitan el acceso al trabajo, como el transporte y la sanidad.

En cuanto a la importancia del capital, debemos tener en cuenta que los seres humanos hacen uso de herramientas. Las inversiones en capital proporcionan estas herramientas. La diferencia entre el capital total invertido y la depreciación se conoce como inversión neta. La inflación y los impuestos aumentan el coste del capital, haciendo que las inversiones en capital resulten cada vez más caras.
Cuando disminuye el capital invertido por empleado, podemos esperar una caída en la productividad. Y decimos que podemos, y no que se genere sí o sí dicha caída, pues mejores diseños de sistemas de trabajo, mayor capacitación y mejor conformación de los procesos entre otros muchos factores pueden compensar con crecer la menor inversión neta en bienes de capital.
Por último tenemos a la gestión empresaria como un factor de producción y un recurso económico. Es la responsable de lograr una óptima combinación de los recursos humanos y materiales, liderando y motivando al personal a los efectos de un aprovechamiento excelente de los recursos. Su obligación es asegurar que la tecnología, la formación y el conocimiento se utilizan de forma efectiva.

GERENTE: ¿EJECUTIVO O ELÉCTRICO?

En las empresas tenemos la oportunidad de encontrar varios tipos de gerentes, entre ellos el que quiere ser muy ejecutivo, pero solo llega a ser un “Gerente Eléctrico”, es típico en los de este tipo dejarse llevar por impulsos que acaban enredando la gestión, si bien es cierto Einsten dijo :” lo verdaderamente importante es la intuición” no se refería a actuar irreflexivamente como lo hacen ellos, que nunca reconocen un error y tratan solo de demostrar poder y autoridad sin darse cuenta que muchas veces solo demuestran ignorancia. Confunden los términos, creen que poder y autoridad son sinónimos.
Según el diccionario de la Real Academia de la lengua española:
Poder. Tener expedita la facultad o potencia de hacer algo.
Tener facilidad, tiempo o lugar de hacer algo.
Ser más fuerte que alguien, ser capaz de vencerle.
Autoridad. Poder que gobierna o ejerce el mando, de hecho o derecho Potestad, facultad, legitimidad.
Prestigio y crédito que se reconoce a una persona o institución, por su legitimidad o por su calidad y competencia en alguna materia.
Como podemos ver existe diferencia. En las empresas se nota más esta diferencia; el poder es inherente al cargo, pero la autoridad se gana en base a conocimiento, trabajo, aptitudes y actitudes. Los “gerentes eléctricos” no pierden ocasión de demostrar su poder, son los típicos dueños de la verdad, los que no quieren recibir sugerencias y por supuesto jamás serán capaces de reconocer sus errores, buscan culpables para justificarlos, piensan que lo saben todo, solo se sienten seguros con una gran oficina y detrás de un gran escritorio. Demuestran estar estresados y si lo estuvieran es por que desconocen lo que es gestión eficaz del tiempo y no por exceso de trabajo.
El gerente ejecutivo es la que da soluciones rápidas, prácticas, claras y reflexivas; soluciones justas que no enredan la gestión y facilitan el trabajo del equipo. Tiene muy presente para sus decisiones los valores como Justicia y Verdad logra una alta credibilidad para él y para la empresa en la que trabaja.
El “gerente eléctrico” da soluciones para el momento y que en el futuro complicarán y ocasionarán problemas al entorno laboral, no le importa el trabajo en equipo, la capacitación suya ni la de su personal, no tiene en cuenta los valores; Justicia y Verdad son sacrificadas en aras de demostrar poder, vive solo el momento, por lo tanto la credibilidad de su persona y la empresa no le interesa. Se olvidó, no sabe o no le interesa el concepto de gerencia:
"La Gerencia Integral es el arte de reunir todas las facetas del manejo de una organización en busca de una mayor competitividad.”
Los gerentes ejecutivos jamás sacrificaran la credibilidad propia y la de la empresa, pues es el camino más seguro a la quiebra.
Casi siempre el “gerente eléctrico” es resultado de una Gerencia Patrimonial.
Gerencia Patrimonial.-Este tipo de gerencia es aquella que se da por la propiedad de acciones y/o por vínculos familiares con los socios, los puestos son retenidos por miembros de una familia y muchas de las veces el único “mérito” y/o requisito para ocupar el cargo es el ser propietario o familiar de los propietarios, sin importar si es honesto, si tiene formación académica, experiencia, actitudes, aptitudes y/o capacidades necesarias para ocupar el cargo.
El gerente ejecutivo es el que está preocupado por aprender, conocer y adecuar la empresa a los cambios que se dan constantemente, es el que llega a estar consciente que en la actualidad la creación del valor económico de una empresa está relacionada con la información, con la inteligencia y las ideas aportadas por todo su equipo de trabajo. En definitiva sabe que hoy la riqueza de las empresas se genera a partir del capital intelectual (trabajadores adecuadamente capacitados, motivados y comprometidos al logro de la visión) y del financiero. Mientras que al “gerente eléctrico” no le interesan los cambios, no le interesa si sus trabajadores están capacitados o no, si les falta entusiasmo o están desmotivados, solo le interesa seguir dando ordenes, sin esperar ideas ni propiciar reuniones participativas del entorno laboral en donde pueden aflorar aportes creativos favorables. Sigue operando bajo premisas tradicionales de gestión ya obsoletas para el nuevo escenario competitivo empresarial en el que se pasó”del énfasis en lo financiero al énfasis en las ideas y en las personas”.
El gerente ejecutivo es el que sabe que lo que evidencia su calidad como tal es la formación de un verdadero equipo de colaboradores. Mientras que al “gerente eléctrico” le interesa tener un grupo de “corroborradores”, es decir tener a su lado trabajadores incondicionales que solo corroboran todo lo que el diga o haga, aún dándose cuenta que está equivocado.
El “gerente” que cree que está a la cabeza de la organización para humillar a sus trabajadores imponiendo de facto sus ideas, cosechará más resentimientos y desmotivación que humildad. Un gerente ejecutivo desarrollará la humildad de su equipo por imitación y no por humillación e imposición reiterada.
El “gerente eléctrico” aplica el modelo típico de antigerencia, con sus actitudes es enemigo de la excelencia, precursor o acelerador de quiebras, por ello las empresas serias e inteligentes deben tener una buena política de selección de personal olvidándose del tipo de gerencia patrimonial. En época de crisis las decisiones irreflexivas son tan dañinas como la inacción.
Habiendo expuesto algunas características de este tipo de “gerente” debemos hacer un examen de nuestras actitudes y de nuestra gestión para evitar ser uno de ellos y ser verdaderos gerentes ejecutivos.