jueves, 31 de marzo de 2011

GEDI-AYA Objetivo General

Normalizar, supervisar y controlar a nivel institucional, el uso de la información y generación del conocimiento organizacional, para dar mayor aprovechamiento a los datos, los sistemas, los documentos e información para la toma de decisiones.

miércoles, 30 de marzo de 2011

Organización GEDI-AYA Misión

Ofrecer a los trabajadores del AyA, las herramientas que puedan aplicar en su desempeño laboral, así como fomentar en cada una de las actividades nuestra filosofía y valores para asegurar una relación permanente y trabajo en conjunto con todos y cada uno de los usuarios del Sistema de Información Administrado, tanto con personal técnico, como con nuestras autoridades superiores, demás profesionales de nuestra institución y medio ambiente, obteniendo de esta manera un crecimiento empresarial, personal y competitivo para todos.

martes, 29 de marzo de 2011

Organización GEDI-AYA Visión

Crecer día con día, para llegar a ser una fuente de apoyo y expansión de conocimientos, creando valores que propicien el desarrollo consistente de sus clientes internos y externos, tanto humano como intelectual. Guiada por la honestidad, discreción y justicia generando una imagen de respeto y confianza.

lunes, 28 de marzo de 2011

Objetivo del proyecto

Crear una dependencia encargada de unificar, estandarizar y ubicar a través de un sistema integral, la documentación que se genera el Instituto de forma escrita y electrónica con el propósito de que pueda ser consultada por los interesados utilizando internet desde cualquier lugar.

miércoles, 9 de marzo de 2011

Organigrama Funcional

Falta adjuntar organigrama que incluya a los GEDI Regionales
Es recomendable la aprobación de la creación de esta dependencia inmediatamente, para empezar a realizar la gestión desde la misma, en virtud de que la Dirección de Planificación no esta en capacidad para disponer a tiempo completo en las labores que deben desarrollarse desde ya. Más bien Planificación es y será un facilitador para que esto se siga desarrollando, pero a través de una dependencia que este a tiempo completo en el Proyecto.
El equipo de trabajo ha discutido sobre el particular y el consenso es que debe haber una dependencia que este al frente del Proyecto. En este punto es fundamental tomar como punto de referencia lo acontecido en él ICE, donde se da un acuerdo de la Junta Directiva para que se cree la dependencia, y es a partir de ahí donde se gesta todo lo que a la fecha tienen.


martes, 8 de marzo de 2011

Propuesta (II)

• Centro de Documentación Institucional, CEDAyA (Biblioteca).
• Centro de Recibo y Distribución de Correspondencia, CEREDICSA (Mensajería y Correspondencia).
• Archivo Institucional, contempla, Archivos Centralizados de Gestión y Archivos de Gestión).
• Publicaciones
• Planoteca, mapoteca.
Para todo esto la Institución está facultada por un mandato legal que es la Ley 7202 y su reglamento, la Ley 8292 sobre Control Interno y la Ley 8292 para la protección del ciudadano del exceso de trámites y requisitos administrativos.
Aparte de esto la Institución se verá ampliamente recompensada por las bondades que involucra la creación de esta dependencia. Por ejemplo, la valoración y la gran importancia del archivo Institucional con una basta gama de documentación de valor incalculable. La correspondencia y Mensajería, con respeto a la gran cantidad de documentación que se recibe y entrega a lo interno y eterno de la Institución, "aproximadamente 40,000 documentos por mes". LA Biblioteca, con el ordenamiento de toda la bibliografía necesaria para satisfacer los requerimientos de los clientes internos y externos. Impresos con la normalización, estandarización y definición de las políticas requerida para el control de lo que debe producirse y reproducirse en la Institución.
La creación del GEDI-AyA, representará un ahorro muy significativo para la Institución, ya que propicia al buen aprovechamiento del tiempo en actividades como la entrega de correspondencia tanto interna como externa permitiendo un mejor servicio al cliente, al igual que en el Centro de Documentación (Biblioteca), sonde los usuarios contarán con un sistema avanzado de búsqueda y localización de la información más actualizada en los diferentes temas.
Representará además un ahorro de recursos, al controlarse muy de cerca el gasto de papelería, fotocopias, tintas, impresiones, etc.
Propicia la reducción de problemas de espacio en el nuevo edificio.
Además con esto, se tendrá un sistema de información que brinde el soporte oportuno para la toma de decisiones.
El desarrollo y creación de esta dependencia, la institución no solamente podrá contar con una gestión óptima de la documentación e información, en cualquier forma que se de, sea, electrónica, física, etc. Sino que también da paso al desarrollo de las competencias o a lo interno del AyA a la vez estará al nivel de otras instituciones en su avance en el campo de información y el uso eficiente.
También figuran como ventajas de desarrollar y facultar a esta dependencia:
Flujo de información igual que otras instituciones.
Servicio al cliente interno y externo, optimizando el uso de la cibernética.
Lograr la normalización de los formatos de los documentos emitidos por las diversas oficinas y dependencias en todo el país.
Ahorro por un adecuado control de fotocopiado, con cuyo ahorro podrá satisfacerse otra necesidad.
Flujo de información por red, lo cual agilizará la toma de decisiones y sobre todo control centralizado y gestión desconcentrada.
Ahorro en trasiego documental, físico, franquicia postal, encomiendas, etc.
*Aprovechamiento de los desechos de papel y cartón, (Consultar si es legal donar o vender el papel o cartón destruido para reciclaje).
Desde luego que sabemos que es casi imposible hacer todo de una sola vez, pero si se programa por etapas, la creación de esta dependencia, traerá grandes beneficios a la Institución.
En el caso de Acueductos y Alcantarillados se puede comenzar implementando un plan piloto de normalización, con la Junta Directiva y la Asesoría Legal.
Además se podría trabajar conjuntamente un plan piloto para reforzar los archivos centrales de la Región Brunca y la Región Pacífico Central
El presupuesto para el GEDI- AyA resultaría de un traspaso de las partidas asignadas a Servicios Generales pertinentes al Archivo Institucional, Biblioteca, Correspondencia y Mensajería así como al área de Publicaciones.

lunes, 7 de marzo de 2011

Propuesta (I)

La institución ha acumulado un caudal de conocimientos en el transcurso de su creación, su permanencia y trasmisión, entre las diversas etapas y dentro de cada una de ellas, ha contribuido a acelerar en forma exponencial el desarrollo tecnológico y el propio desarrollo del país.
Ello conlleva a que el AyA como institución pilar en la economía y desarrollo del país en el campo de los acueductos y alcantarillados, fije sus horizontes en el campo de gestión del conocimiento.
De acuerdo con lo que se menciona anteriormente se establece la necesidad y obligación de mantener la documentación, información y conocimiento institucional debidamente administrada y organizada, es por esto que a continuación se presenta una propuesta para la creación de un Centro de Gestión de Documentación e Información (GEDI-AyA) y sus áreas funcionales describiendo la naturaleza funcional de las mismas, con el propósito de hacer más eficaz y eficiente la gestión del AyA volviendo más oportuna la toma de decisiones en el espacio y en el tiempo y brindando un servicio al cliente dentro de los estándares de calidad recomendados para una institución como el Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados.
Para la elaboración de esta propuesta se trabajó en equipo con los encargados de la áreas funcionales involucradas: Archivo Institucional, Biblioteca (Centro de documentación), Correspondencia y Mensajería (Centro de Recibo, Distribución y Seguimiento de Asuntos), Publicaciones, Planoteca, etc.
Esta propuesta trata de responder de manera óptima a la petición planteada por la Gerencia General ante la Dirección de Planificación (ver anexo 1).
Es de suma importancia la descripción funcional para el GEDI y sus áreas funcionales, considerándose conveniente que esta dependencia esté adscrita a la Gerencia General, para que tenga el estatus de autoridad funcional sobre la mayoría de los centros de gestión existentes.
Realizando lo estipulado en el párrafo anterior, la Dirección de planificación quedará como un facilitador para que el proyecto siga su cause normal sin tener que ejecutar funciones que competen a otra dependencia.
El crear el Centro de Gestión de Documentación e Información y sus áreas funcionales para el AyA, es un marco jurídico que faculta y obliga a la Institución a cumplir con el espíritu del mandato normativo existente. De ahí que al realizar esta creación la Institución se pondrá a derecho con este requerimiento jurídico.
Sin duda alguna las áreas funcionales requieren ser aprobadas por la Gerencia General y posteriormente ser legitimizadas por la Junta Directiva, con el fin de legalizar las competencias y funciones que faculta la designación del GEDI, con lo que la Oficina de Organización dará forma y ajustará la estructura orgánica que será aprobada por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN)
Con la creación del GEDI-AyA y sus áreas, se persigue como fin alinear a la Institución a las nuevas exigencias que demanda el entorno nacional e internacional dentro del mundo empresarial dedicado a los bienes y servicios que tienen que ver con acueductos y alcantarillado sanitario, con una óptima gestión documental e información.
Debe enfatizarse que no puede se de otra manera, hoy la globalización, la apertura de mercados, el avance tecnológico, los tratados de libre comercio, así como un mercado de clientes más exigentes, obligan a AyA a un mejoramiento continuo, con el objetivo de subsistir en un mercado cada vez más competitivo. Competencia que exige a AyA una optimización de su gestión administrativa, técnica e informativa, con el fin de alcanzar calidad en los servicios que demandan sus clientes.
La creación de un Centro de Gestión de Documentación e Información del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados GEDI-AyA, requiere de un consenso Institucional y compromiso de quienes estarán al frente del GEDI-AyA.
Lo anterior implica que las máximas autoridades, desde la Junta Directiva y Gerencia General brinden su apoyo irrestricto a la creación de una dependencia que abrigue las áreas funcionales del GEDI.

domingo, 6 de marzo de 2011

Problemática actual según el anterior diagnóstico de las áreas

Según la información obtenida en el anterior diagnóstico de las diferentes áreas involucradas, la gran cantidad de documentación e información que se genera en el AyA hace sumamente difícil el manejo de la misma, son muchas las personas que tienen archivos de gestión y mucha la documentación que se encuentra esparcida, la documentación importante y sustanciosa se encuentra acaparada por diferentes dependencias que se "apoderan" de la información sin tomar en cuenta que la documentación no es suya sino de la institución y que en diferentes momentos y actividades esta documentación puede representar la base legal o técnica para un dicho proceso o actividad.
Hay una tendencia natural y muy comprensible en los seres humanos, que los lleva a duplicar y custodiar por si mismos los documentos. Tendencia que se acrecienta día con día y se origina en la impresión de que nadie es capaz de garantizar que otra persona le facilitará un documento en el momento y circunstancia precisa en que lo necesite.
El miedo a la perdida o alteración de un documento es el causante de que muchas instituciones no puedan construir un sistema de archivos lógico, racional, eficiente y con suficiente respaldo como para que la calidad del los servicios de custodia y recuperación de documentos alcanzando altos niveles de calidad y productividad.
Nadie está en capacidad de custodiar por si mismo, volúmenes de documentos tan grandes como los que se producen en una institución de la magnitud de AyA. Lo que salta a la vista es que existe una gran cantidad de documentos de distinta naturaleza, formato, contenido, propósito, uso, valor; por los que alguno o algunos deben responder ante otros por ejemplo: esos papeles, cintas, videos, discos y circuitos, etc.
La documentación que ingresa a la Institución no tiene un seguimiento adecuado y se pierde en el camino, no existe una normalización sobre el envío de la documentación a otras instancias externas al AyA y no hay formatos establecidos para los diferentes tipos documentales que se producen en las diferentes dependencias.
La biblioteca que más bien es un Centro de Documentación no tiene una colección actualizada del quehacer institucional y aunque muchos son los esfuerzos no se cuenta con la tecnología de búsqueda de información que debería ofrecer a los clientes, los gastos en papel, fotocopias y tintas son muy altos y aunque se a tratado de reducir costos estableciendo algunas normas en cuanto a fotocopiado e impresión, lo que a veces limita cubrir las necesidades de las diferentes dependencias de la institución.
Es bien sabido que la Institución no cuenta con recursos económicos, tecnológicos y humanos, y por esto es que hacemos esta propuesta que no debe verse como un gasto sino como una inversión que en un futuro representará un ahorro muy significativo en tiempo y recursos así como la única solución a muchos problemas de los que enfrenta la Institución.

sábado, 5 de marzo de 2011

Publicaciones


En la actualidad, Publicaciones sigue prestando los servicios de copiado de planos, encuadernación rústica, y fotocopiado en blanco y negro así como en color. Además, se brindan los servicios de impresión offset, de acuerdo con la capacidad instalada, pero casi en un 85%, estos materiales se utilizan en las campañas de divulgación que promueve la Administración Superior, para la atención de sus programas de trabajo.
Por falta de personal, se recurre a menudo a contratar estos servicios con impresores del mercado nacional. En cuanto a la prestación de servicios de pre-prensa, estos se contratan, así como la mayoría de los empastes en fino.
Personal
Funcionario
Puesto
Gonzalo González H
Profesional 3
José Eduardo Díaz Rivera
Jefe Impresos 3
Nubia Quirós Fallas
Secretaria 1
Jorge Vargas Salazar
Trabajador, Imprenta, Litografía 4
Luis Quesada Chacón
Trabajador, Imprenta, Litografía 3
Pablo Fonseca Molina
Asistente Procesos Comerciales ¿?.
Jorge Ramírez Portuguez
Asistente Topografía
Miguel Murillo Méndez
Trabajador, Imprenta Litografía 3
Luis Emilio Chaves
Auxiliar Fontanería
Gerardo Aguirre Artavia
Trabajador Imprenta Litografía 3
Marcos Araya Arce
Trabajador Imprenta Litografía 3
Jorge Cubero Cervantes
Trabajador Imprenta Litografía 2
Consumo de fotocopias por mes
Durante el último año, AyA ha tenido en gasto de 175.250 fotocopias por mes en promedio, con un costo de ¢1.752.417.50, que incluye papel y gastos de operación, (2.90 por copia) según el cuadro adjunto. En la Imprenta se mantiene un consumo promedio de 45.000 fotocopias por mes, con un costo de ¢315.000.00 (¢7.00 c.u.) ya que los equipos son propios. Los datos incluyen el fotocopiado de la Región Metropolitana y la Sede.

viernes, 4 de marzo de 2011

Planoteca

Al crearse en 1961 el servicio de Acueductos y Alcantarillado, el Ministerio de Salud, Ministerio de Obras públicas y Transportes y diversas municipalidades, traspasaron a la Institución todos los planos de los acuerdos y alcantarillados que por Ley el SNAA operaría en adelante.
La Dirección de Estudios y proyectos por más de 30 años ha tenido en custodia estos planos, así como los planos de todos los proyectos que se han diseñado al día de hoy.
Existen cerca de 16500 planos, todos están clasificados por proyectos y estos ordenados por el índice geográfico, además de esta clasificación se pueden hallar de tres tipos de planos y son:
Planos Históricos
Planos Vigentes
Planos Finales
Planos Históricos:
Corresponden a un 30% de los planos de la planoteca y son todos aquellos heredados de los Ministerios de Salud, Obras Públicas y Transportes y de diversas municipalidades así como diseño de A y A con más de 35 años muchos construidos y ya superaron la vida útil o perdieron vigencia por haberse construido otros más modernos.
Estos planos históricos se pueden pensar en trasladarlos al Archivo Nacional.
Planos Vigentes:
Corresponde a un 505 de los planos de la planoteca, son diseños hechos por AyA o empresas privadas, mucho se han construido y a día de hoy operando, otros son diseños en proceso de construcción o en búsqueda de financiamiento.
Planos finales:
Corresponde a un 20% de los planos de la planoteca, son proyectos que se han construido y en funcionamiento actual.
Estos planos son entregados a la institución por los contratistas que ejecutan las obras, y en ello se asignan como las obras construidas quedarán en sitio.
Servicio
La planoteca brinda servicio de 3 tipos de clientes que son:
a. clientes internos a la Dirección Estudios y Proyectos.
b. Clientes externos a la Dirección pero pertenecientes a AyA.
c. Clientes externos a la Institución.
Clientes interno a la Dirección Estudios y Proyectos pero pertenecientes a AyA.
A estos funcionarios se les facilitan los planos para que los consulten sólo dentro de la dirección se requieren copias, estas se le suministran.
Cliente externo de Otras Instituciones.
Estos clientes que generalmente son profesionales, profesores y estudiantes, se le facilitan los planos para consulta sólo en la Dirección, si requieren copias se les suministra previo pago de las mismas.
La planoteca es atendida por un solo funcionario, él que es responsable de la custodia de los planos así como de su acomodo y de atender a los clientes en su ausencia la dirección asigna temporalmente a otro funcionario.

jueves, 3 de marzo de 2011

Biblioteca

La Biblioteca del AyA tiene como finalidad primordial brindar información especializada en Ingeniería Sanitaria y Ciencias del Ambiente. Considera además otras disciplinas; Administración, Derecho, Informática, Economía, Colección de Leyes decretos, documentos Materiales de referencia.
La colección bibliográfica esta conformada aproximadamente por ocho mil documentos, entre libros, folletos, memorias, revistas, diccionarios, enciclopedias, leyes, decretos, documentos, manuales, etc.
La Biblioteca depende de la Dirección de Servicios Generales y ésta a su vez de la Gerencia.
Recursos Bibliográficos: El 80% son documentos, son los materiales producidos por profesionales, técnicos de la Institución y estudios realizados por Empresas Consultoras, seguido los materiales de la colección general (libros de administración, derecho e informática) y el material de referencia (diccionario, enciclopedias, atlas, gacetas, cassettes, CD’s).
Todas las actividades se realizan en forma manual, utilizando métodos tradicionales con catálogos y ficheros, esto no permite prestar un servicio acorde con las necesidades de los usuarios dado que éstos se desenvuelven en un mundo, donde predominan los avances tecnológicos, lo que provoca una inconsistencia letal para la química entre el usuario actual y la biblioteca.
Existe gran cantidad de documentos de diferentes áreas que no tienen el procesamiento técnico (registro, inscripción marbeteo, descripción, indización y juegos de fichas bibliográficas). De igual forma las tesis de grado en el ámbito universitario ya que no se cuenta con listados por materia, título y autor.
Recursos Humanos
1 bibliotecóloga profesional
1 asistente de administración
Planta Física
El espacio físico es insuficiente para la colección bibliográfica y personal administrativo, existen problemas de ventilación, ruido y seguridad.
Usuarios:
Miembros de la Junta Directiva, funcionarios, estudiantes universitarios, colegiales, escolares y públicos en general.
Servicios:
• Préstamo a sala
• Préstamo a domicilio
• Préstamo anual de documentos
• Préstamo interbibliotecario
• Búsqueda de información en Internet
• Elaboración de Búsqueda Bibliográfica
• Orientación y Asesoramiento de los usuarios
• Archivo Vertical
• Búsqueda de información en otras instituciones.
• Servicio de fotocopiado
Equipo y mobiliario:
2 microcomputadoras DTK
1 impresora láser
1 impresora de carro ancho
1 máquina de escribir eléctrica
2 teléfonos de escritorio
1 mesa para estudio
4 estantes de madera
2 escritorios y sus respectivas sillas
2 archivos
2 ficheros
1 exhibidor de revistas
1 lector de CDROM

miércoles, 2 de marzo de 2011

Correspondencia y Mensajería

Desde que se estableció el Área de Correspondencia y Mensajería en la planta baja de la Llacuna hace cerca de 7 años, se logró integrar los esfuerzos en un lugar específico y accesible al público para entregar y retirar documentación sin tener que entrar al edificio, consiguiéndose uno de los objetivos de disminuir el acceso masivo de personas dentro del mismo y manteniendo el buen servicio.
Desde entonces y hasta la fecha, el servicio brindado ha sido eficiente pese a las limitaciones presupuestarias, recargada por el creciente volumen de trabajo año a año, falta de personal, vehículos, racionamiento en la adquisición de materiales, etc.
Pero hemos llegado a un punto en que es imperativo modernizar y automatizar la Correspondencia institucional, dándole la amplitud e importancia requerida, pues ya no es una pequeña área u oficina, ha crecido, por lo cual tiene características de Departamento y por ende se le debe dotar de lo que requiere para poder hacer frente a los retos futuros.
Recurso humano
1 jefe de área
1 oficinista 2
2 mensajeros internos y
1 mensajero externo
Mobiliario y Equipo:
1 Computadora
1 Impresora (inyección de tinta).
1 Telefax
2 Teléfonos
1 Motocicleta
5 Escritorios de metal
4 Archivos de metal
5 Sillas secretariales
3 estantes de madera.
Trasiego de información:
40.000 documentos mensuales

martes, 1 de marzo de 2011

DESCRIPCIONES DE LOS ESTÁNDARES GEO-21 - SATISFACCIÓN AL CLIENTE

1. Credibilidad: seguridad que tienen los clientes, personas e institución con quienes la organización tiene contacto, que cumple con los compromisos y promesas contraigas con ellos.
2. Imagen y prestigio: imagen pública y reconocimiento en el escenario o mercado en que opera, tanto de clientes, proveedores y competencia.
3. Prontitud: tiempo de respuesta ante la solicitud de un producto, servicio o soporte técnico.
4. Soporte y servicios: es el conjunto de personas, equipo, materiales e instituciones de pronto acceso para la organización que le pueden ayudar a cubrir rápida y fácilmente una necesidad, a desarrollar un producto o realizar un proyecto.
5. Seguridad: sistema de higiene, seguridad ocupacional que permite preservar la calidad de vida en el trabajo.
6. Limpieza: aseo físico de las áreas de la organización, puntos de servicios, etc.
7. Devoluciones: nivel de quejas o reclamos de clientes hacia la organización. Porcentaje de devolución de los productos y/o servicios adquiridos.