Propuesta (II)

• Centro de Documentación Institucional, CEDAyA (Biblioteca).
• Centro de Recibo y Distribución de Correspondencia, CEREDICSA (Mensajería y Correspondencia).
• Archivo Institucional, contempla, Archivos Centralizados de Gestión y Archivos de Gestión).
• Publicaciones
• Planoteca, mapoteca.
Para todo esto la Institución está facultada por un mandato legal que es la Ley 7202 y su reglamento, la Ley 8292 sobre Control Interno y la Ley 8292 para la protección del ciudadano del exceso de trámites y requisitos administrativos.
Aparte de esto la Institución se verá ampliamente recompensada por las bondades que involucra la creación de esta dependencia. Por ejemplo, la valoración y la gran importancia del archivo Institucional con una basta gama de documentación de valor incalculable. La correspondencia y Mensajería, con respeto a la gran cantidad de documentación que se recibe y entrega a lo interno y eterno de la Institución, "aproximadamente 40,000 documentos por mes". LA Biblioteca, con el ordenamiento de toda la bibliografía necesaria para satisfacer los requerimientos de los clientes internos y externos. Impresos con la normalización, estandarización y definición de las políticas requerida para el control de lo que debe producirse y reproducirse en la Institución.
La creación del GEDI-AyA, representará un ahorro muy significativo para la Institución, ya que propicia al buen aprovechamiento del tiempo en actividades como la entrega de correspondencia tanto interna como externa permitiendo un mejor servicio al cliente, al igual que en el Centro de Documentación (Biblioteca), sonde los usuarios contarán con un sistema avanzado de búsqueda y localización de la información más actualizada en los diferentes temas.
Representará además un ahorro de recursos, al controlarse muy de cerca el gasto de papelería, fotocopias, tintas, impresiones, etc.
Propicia la reducción de problemas de espacio en el nuevo edificio.
Además con esto, se tendrá un sistema de información que brinde el soporte oportuno para la toma de decisiones.
El desarrollo y creación de esta dependencia, la institución no solamente podrá contar con una gestión óptima de la documentación e información, en cualquier forma que se de, sea, electrónica, física, etc. Sino que también da paso al desarrollo de las competencias o a lo interno del AyA a la vez estará al nivel de otras instituciones en su avance en el campo de información y el uso eficiente.
También figuran como ventajas de desarrollar y facultar a esta dependencia:
Flujo de información igual que otras instituciones.
Servicio al cliente interno y externo, optimizando el uso de la cibernética.
Lograr la normalización de los formatos de los documentos emitidos por las diversas oficinas y dependencias en todo el país.
Ahorro por un adecuado control de fotocopiado, con cuyo ahorro podrá satisfacerse otra necesidad.
Flujo de información por red, lo cual agilizará la toma de decisiones y sobre todo control centralizado y gestión desconcentrada.
Ahorro en trasiego documental, físico, franquicia postal, encomiendas, etc.
*Aprovechamiento de los desechos de papel y cartón, (Consultar si es legal donar o vender el papel o cartón destruido para reciclaje).
Desde luego que sabemos que es casi imposible hacer todo de una sola vez, pero si se programa por etapas, la creación de esta dependencia, traerá grandes beneficios a la Institución.
En el caso de Acueductos y Alcantarillados se puede comenzar implementando un plan piloto de normalización, con la Junta Directiva y la Asesoría Legal.
Además se podría trabajar conjuntamente un plan piloto para reforzar los archivos centrales de la Región Brunca y la Región Pacífico Central
El presupuesto para el GEDI- AyA resultaría de un traspaso de las partidas asignadas a Servicios Generales pertinentes al Archivo Institucional, Biblioteca, Correspondencia y Mensajería así como al área de Publicaciones.