Propuesta (I)

La institución ha acumulado un caudal de conocimientos en el transcurso de su creación, su permanencia y trasmisión, entre las diversas etapas y dentro de cada una de ellas, ha contribuido a acelerar en forma exponencial el desarrollo tecnológico y el propio desarrollo del país.
Ello conlleva a que el AyA como institución pilar en la economía y desarrollo del país en el campo de los acueductos y alcantarillados, fije sus horizontes en el campo de gestión del conocimiento.
De acuerdo con lo que se menciona anteriormente se establece la necesidad y obligación de mantener la documentación, información y conocimiento institucional debidamente administrada y organizada, es por esto que a continuación se presenta una propuesta para la creación de un Centro de Gestión de Documentación e Información (GEDI-AyA) y sus áreas funcionales describiendo la naturaleza funcional de las mismas, con el propósito de hacer más eficaz y eficiente la gestión del AyA volviendo más oportuna la toma de decisiones en el espacio y en el tiempo y brindando un servicio al cliente dentro de los estándares de calidad recomendados para una institución como el Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados.
Para la elaboración de esta propuesta se trabajó en equipo con los encargados de la áreas funcionales involucradas: Archivo Institucional, Biblioteca (Centro de documentación), Correspondencia y Mensajería (Centro de Recibo, Distribución y Seguimiento de Asuntos), Publicaciones, Planoteca, etc.
Esta propuesta trata de responder de manera óptima a la petición planteada por la Gerencia General ante la Dirección de Planificación (ver anexo 1).
Es de suma importancia la descripción funcional para el GEDI y sus áreas funcionales, considerándose conveniente que esta dependencia esté adscrita a la Gerencia General, para que tenga el estatus de autoridad funcional sobre la mayoría de los centros de gestión existentes.
Realizando lo estipulado en el párrafo anterior, la Dirección de planificación quedará como un facilitador para que el proyecto siga su cause normal sin tener que ejecutar funciones que competen a otra dependencia.
El crear el Centro de Gestión de Documentación e Información y sus áreas funcionales para el AyA, es un marco jurídico que faculta y obliga a la Institución a cumplir con el espíritu del mandato normativo existente. De ahí que al realizar esta creación la Institución se pondrá a derecho con este requerimiento jurídico.
Sin duda alguna las áreas funcionales requieren ser aprobadas por la Gerencia General y posteriormente ser legitimizadas por la Junta Directiva, con el fin de legalizar las competencias y funciones que faculta la designación del GEDI, con lo que la Oficina de Organización dará forma y ajustará la estructura orgánica que será aprobada por el Ministerio de Planificación Nacional y Política Económica (MIDEPLAN)
Con la creación del GEDI-AyA y sus áreas, se persigue como fin alinear a la Institución a las nuevas exigencias que demanda el entorno nacional e internacional dentro del mundo empresarial dedicado a los bienes y servicios que tienen que ver con acueductos y alcantarillado sanitario, con una óptima gestión documental e información.
Debe enfatizarse que no puede se de otra manera, hoy la globalización, la apertura de mercados, el avance tecnológico, los tratados de libre comercio, así como un mercado de clientes más exigentes, obligan a AyA a un mejoramiento continuo, con el objetivo de subsistir en un mercado cada vez más competitivo. Competencia que exige a AyA una optimización de su gestión administrativa, técnica e informativa, con el fin de alcanzar calidad en los servicios que demandan sus clientes.
La creación de un Centro de Gestión de Documentación e Información del Instituto Costarricense de Acueductos y Alcantarillados GEDI-AyA, requiere de un consenso Institucional y compromiso de quienes estarán al frente del GEDI-AyA.
Lo anterior implica que las máximas autoridades, desde la Junta Directiva y Gerencia General brinden su apoyo irrestricto a la creación de una dependencia que abrigue las áreas funcionales del GEDI.