Según la información obtenida en el anterior diagnóstico de las diferentes áreas involucradas, la gran cantidad de documentación e información que se genera en el AyA hace sumamente difícil el manejo de la misma, son muchas las personas que tienen archivos de gestión y mucha la documentación que se encuentra esparcida, la documentación importante y sustanciosa se encuentra acaparada por diferentes dependencias que se "apoderan" de la información sin tomar en cuenta que la documentación no es suya sino de la institución y que en diferentes momentos y actividades esta documentación puede representar la base legal o técnica para un dicho proceso o actividad.
Hay una tendencia natural y muy comprensible en los seres humanos, que los lleva a duplicar y custodiar por si mismos los documentos. Tendencia que se acrecienta día con día y se origina en la impresión de que nadie es capaz de garantizar que otra persona le facilitará un documento en el momento y circunstancia precisa en que lo necesite.
El miedo a la perdida o alteración de un documento es el causante de que muchas instituciones no puedan construir un sistema de archivos lógico, racional, eficiente y con suficiente respaldo como para que la calidad del los servicios de custodia y recuperación de documentos alcanzando altos niveles de calidad y productividad.
Nadie está en capacidad de custodiar por si mismo, volúmenes de documentos tan grandes como los que se producen en una institución de la magnitud de AyA. Lo que salta a la vista es que existe una gran cantidad de documentos de distinta naturaleza, formato, contenido, propósito, uso, valor; por los que alguno o algunos deben responder ante otros por ejemplo: esos papeles, cintas, videos, discos y circuitos, etc.
La documentación que ingresa a la Institución no tiene un seguimiento adecuado y se pierde en el camino, no existe una normalización sobre el envío de la documentación a otras instancias externas al AyA y no hay formatos establecidos para los diferentes tipos documentales que se producen en las diferentes dependencias.
La biblioteca que más bien es un Centro de Documentación no tiene una colección actualizada del quehacer institucional y aunque muchos son los esfuerzos no se cuenta con la tecnología de búsqueda de información que debería ofrecer a los clientes, los gastos en papel, fotocopias y tintas son muy altos y aunque se a tratado de reducir costos estableciendo algunas normas en cuanto a fotocopiado e impresión, lo que a veces limita cubrir las necesidades de las diferentes dependencias de la institución.
Es bien sabido que la Institución no cuenta con recursos económicos, tecnológicos y humanos, y por esto es que hacemos esta propuesta que no debe verse como un gasto sino como una inversión que en un futuro representará un ahorro muy significativo en tiempo y recursos así como la única solución a muchos problemas de los que enfrenta la Institución.
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