Problemática actual según el anterior diagnóstico de las áreas

Según la información obtenida en el anterior diagnóstico de las diferentes áreas involucradas, la gran cantidad de documentación e información que se genera en el AyA hace sumamente difícil el manejo de la misma, son muchas las personas que tienen archivos de gestión y mucha la documentación que se encuentra esparcida, la documentación importante y sustanciosa se encuentra acaparada por diferentes dependencias que se "apoderan" de la información sin tomar en cuenta que la documentación no es suya sino de la institución y que en diferentes momentos y actividades esta documentación puede representar la base legal o técnica para un dicho proceso o actividad.
Hay una tendencia natural y muy comprensible en los seres humanos, que los lleva a duplicar y custodiar por si mismos los documentos. Tendencia que se acrecienta día con día y se origina en la impresión de que nadie es capaz de garantizar que otra persona le facilitará un documento en el momento y circunstancia precisa en que lo necesite.
El miedo a la perdida o alteración de un documento es el causante de que muchas instituciones no puedan construir un sistema de archivos lógico, racional, eficiente y con suficiente respaldo como para que la calidad del los servicios de custodia y recuperación de documentos alcanzando altos niveles de calidad y productividad.
Nadie está en capacidad de custodiar por si mismo, volúmenes de documentos tan grandes como los que se producen en una institución de la magnitud de AyA. Lo que salta a la vista es que existe una gran cantidad de documentos de distinta naturaleza, formato, contenido, propósito, uso, valor; por los que alguno o algunos deben responder ante otros por ejemplo: esos papeles, cintas, videos, discos y circuitos, etc.
La documentación que ingresa a la Institución no tiene un seguimiento adecuado y se pierde en el camino, no existe una normalización sobre el envío de la documentación a otras instancias externas al AyA y no hay formatos establecidos para los diferentes tipos documentales que se producen en las diferentes dependencias.
La biblioteca que más bien es un Centro de Documentación no tiene una colección actualizada del quehacer institucional y aunque muchos son los esfuerzos no se cuenta con la tecnología de búsqueda de información que debería ofrecer a los clientes, los gastos en papel, fotocopias y tintas son muy altos y aunque se a tratado de reducir costos estableciendo algunas normas en cuanto a fotocopiado e impresión, lo que a veces limita cubrir las necesidades de las diferentes dependencias de la institución.
Es bien sabido que la Institución no cuenta con recursos económicos, tecnológicos y humanos, y por esto es que hacemos esta propuesta que no debe verse como un gasto sino como una inversión que en un futuro representará un ahorro muy significativo en tiempo y recursos así como la única solución a muchos problemas de los que enfrenta la Institución.

Publicaciones

En la actualidad, Publicaciones sigue prestando los servicios de copiado de planos, encuadernación rústica, y fotocopiado en blanco y negro así como en color. Además, se brindan los servicios de impresión offset, de acuerdo con la capacidad instalada, pero casi en un 85%, estos materiales se utilizan en las campañas de divulgación que promueve la Administración Superior, para la atención de sus programas de trabajo.

Por falta de personal, se recurre a menudo a contratar estos servicios con impresores del mercado nacional. En cuanto a la prestación de servicios de pre-prensa, estos se contratan, así como la mayoría de los empastes en fino.

Personal

Funcionario	Puesto
Gonzalo González H	Profesional 3
José Eduardo Díaz Rivera	Jefe Impresos 3
Nubia Quirós Fallas	Secretaria 1
Jorge Vargas Salazar	Trabajador, Imprenta, Litografía 4
Luis Quesada Chacón	Trabajador, Imprenta, Litografía 3
Pablo Fonseca Molina	Asistente Procesos Comerciales ¿?.
Jorge Ramírez Portuguez	Asistente Topografía
Miguel Murillo Méndez	Trabajador, Imprenta Litografía 3
Luis Emilio Chaves	Auxiliar Fontanería
Gerardo Aguirre Artavia	Trabajador Imprenta Litografía 3
Marcos Araya Arce	Trabajador Imprenta Litografía 3
Jorge Cubero Cervantes	Trabajador Imprenta Litografía 2

Consumo de fotocopias por mes

Durante el último año, AyA ha tenido en gasto de 175.250 fotocopias por mes en promedio, con un costo de ¢1.752.417.50, que incluye papel y gastos de operación, (2.90 por copia) según el cuadro adjunto. En la Imprenta se mantiene un consumo promedio de 45.000 fotocopias por mes, con un costo de ¢315.000.00 (¢7.00 c.u.) ya que los equipos son propios. Los datos incluyen el fotocopiado de la Región Metropolitana y la Sede.

Planoteca

Al crearse en 1961 el servicio de Acueductos y Alcantarillado, el Ministerio de Salud, Ministerio de Obras públicas y Transportes y diversas municipalidades, traspasaron a la Institución todos los planos de los acuerdos y alcantarillados que por Ley el SNAA operaría en adelante.
La Dirección de Estudios y proyectos por más de 30 años ha tenido en custodia estos planos, así como los planos de todos los proyectos que se han diseñado al día de hoy.
Existen cerca de 16500 planos, todos están clasificados por proyectos y estos ordenados por el índice geográfico, además de esta clasificación se pueden hallar de tres tipos de planos y son:
Planos Históricos
Planos Vigentes
Planos Finales
Planos Históricos:
Corresponden a un 30% de los planos de la planoteca y son todos aquellos heredados de los Ministerios de Salud, Obras Públicas y Transportes y de diversas municipalidades así como diseño de A y A con más de 35 años muchos construidos y ya superaron la vida útil o perdieron vigencia por haberse construido otros más modernos.
Estos planos históricos se pueden pensar en trasladarlos al Archivo Nacional.
Planos Vigentes:
Corresponde a un 505 de los planos de la planoteca, son diseños hechos por AyA o empresas privadas, mucho se han construido y a día de hoy operando, otros son diseños en proceso de construcción o en búsqueda de financiamiento.
Planos finales:
Corresponde a un 20% de los planos de la planoteca, son proyectos que se han construido y en funcionamiento actual.
Estos planos son entregados a la institución por los contratistas que ejecutan las obras, y en ello se asignan como las obras construidas quedarán en sitio.
Servicio
La planoteca brinda servicio de 3 tipos de clientes que son:
a. clientes internos a la Dirección Estudios y Proyectos.
b. Clientes externos a la Dirección pero pertenecientes a AyA.
c. Clientes externos a la Institución.
Clientes interno a la Dirección Estudios y Proyectos pero pertenecientes a AyA.
A estos funcionarios se les facilitan los planos para que los consulten sólo dentro de la dirección se requieren copias, estas se le suministran.
Cliente externo de Otras Instituciones.
Estos clientes que generalmente son profesionales, profesores y estudiantes, se le facilitan los planos para consulta sólo en la Dirección, si requieren copias se les suministra previo pago de las mismas.
La planoteca es atendida por un solo funcionario, él que es responsable de la custodia de los planos así como de su acomodo y de atender a los clientes en su ausencia la dirección asigna temporalmente a otro funcionario.

Biblioteca

La Biblioteca del AyA tiene como finalidad primordial brindar información especializada en Ingeniería Sanitaria y Ciencias del Ambiente. Considera además otras disciplinas; Administración, Derecho, Informática, Economía, Colección de Leyes decretos, documentos Materiales de referencia.
La colección bibliográfica esta conformada aproximadamente por ocho mil documentos, entre libros, folletos, memorias, revistas, diccionarios, enciclopedias, leyes, decretos, documentos, manuales, etc.
La Biblioteca depende de la Dirección de Servicios Generales y ésta a su vez de la Gerencia.
Recursos Bibliográficos: El 80% son documentos, son los materiales producidos por profesionales, técnicos de la Institución y estudios realizados por Empresas Consultoras, seguido los materiales de la colección general (libros de administración, derecho e informática) y el material de referencia (diccionario, enciclopedias, atlas, gacetas, cassettes, CD’s).
Todas las actividades se realizan en forma manual, utilizando métodos tradicionales con catálogos y ficheros, esto no permite prestar un servicio acorde con las necesidades de los usuarios dado que éstos se desenvuelven en un mundo, donde predominan los avances tecnológicos, lo que provoca una inconsistencia letal para la química entre el usuario actual y la biblioteca.
Existe gran cantidad de documentos de diferentes áreas que no tienen el procesamiento técnico (registro, inscripción marbeteo, descripción, indización y juegos de fichas bibliográficas). De igual forma las tesis de grado en el ámbito universitario ya que no se cuenta con listados por materia, título y autor.
Recursos Humanos
1 bibliotecóloga profesional
1 asistente de administración
Planta Física
El espacio físico es insuficiente para la colección bibliográfica y personal administrativo, existen problemas de ventilación, ruido y seguridad.
Usuarios:
Miembros de la Junta Directiva, funcionarios, estudiantes universitarios, colegiales, escolares y públicos en general.
Servicios:
• Préstamo a sala
• Préstamo a domicilio
• Préstamo anual de documentos
• Préstamo interbibliotecario
• Búsqueda de información en Internet
• Elaboración de Búsqueda Bibliográfica
• Orientación y Asesoramiento de los usuarios
• Archivo Vertical
• Búsqueda de información en otras instituciones.
• Servicio de fotocopiado
Equipo y mobiliario:
2 microcomputadoras DTK
1 impresora láser
1 impresora de carro ancho
1 máquina de escribir eléctrica
2 teléfonos de escritorio
1 mesa para estudio
4 estantes de madera
2 escritorios y sus respectivas sillas
2 archivos
2 ficheros
1 exhibidor de revistas
1 lector de CDROM

Correspondencia y Mensajería

Desde que se estableció el Área de Correspondencia y Mensajería en la planta baja de la Llacuna hace cerca de 7 años, se logró integrar los esfuerzos en un lugar específico y accesible al público para entregar y retirar documentación sin tener que entrar al edificio, consiguiéndose uno de los objetivos de disminuir el acceso masivo de personas dentro del mismo y manteniendo el buen servicio.
Desde entonces y hasta la fecha, el servicio brindado ha sido eficiente pese a las limitaciones presupuestarias, recargada por el creciente volumen de trabajo año a año, falta de personal, vehículos, racionamiento en la adquisición de materiales, etc.
Pero hemos llegado a un punto en que es imperativo modernizar y automatizar la Correspondencia institucional, dándole la amplitud e importancia requerida, pues ya no es una pequeña área u oficina, ha crecido, por lo cual tiene características de Departamento y por ende se le debe dotar de lo que requiere para poder hacer frente a los retos futuros.
Recurso humano
1 jefe de área
1 oficinista 2
2 mensajeros internos y
1 mensajero externo
Mobiliario y Equipo:
1 Computadora
1 Impresora (inyección de tinta).
1 Telefax
2 Teléfonos
1 Motocicleta
5 Escritorios de metal
4 Archivos de metal
5 Sillas secretariales
3 estantes de madera.
Trasiego de información:
40.000 documentos mensuales

DESCRIPCIONES DE LOS ESTÁNDARES GEO-21 - SATISFACCIÓN AL CLIENTE

1. Credibilidad: seguridad que tienen los clientes, personas e institución con quienes la organización tiene contacto, que cumple con los compromisos y promesas contraigas con ellos.
2. Imagen y prestigio: imagen pública y reconocimiento en el escenario o mercado en que opera, tanto de clientes, proveedores y competencia.
3. Prontitud: tiempo de respuesta ante la solicitud de un producto, servicio o soporte técnico.
4. Soporte y servicios: es el conjunto de personas, equipo, materiales e instituciones de pronto acceso para la organización que le pueden ayudar a cubrir rápida y fácilmente una necesidad, a desarrollar un producto o realizar un proyecto.
5. Seguridad: sistema de higiene, seguridad ocupacional que permite preservar la calidad de vida en el trabajo.
6. Limpieza: aseo físico de las áreas de la organización, puntos de servicios, etc.
7. Devoluciones: nivel de quejas o reclamos de clientes hacia la organización. Porcentaje de devolución de los productos y/o servicios adquiridos.

DESCRIPCIONES DE LOS ESTÁNDARES GEO-21 - VI. RESULTADOS DE LOS NEGOCIOS

Conjunto de resultados obtenidos por el sistema, al transformar los recursos.
1. Volumen de operaciones: que tan buena es la organización para el aprovechamiento de sus recursos y su capacidad real para operar generando bienes y/o servicios.
2. Resultados financieros: situación contable, ritmo de crecimiento. Nivel de facturación. Porcentaje en el mercado.
3. Resultados del desempeño: Condición de la fuerza laboral en cuanto a logro de metas por unidad, departamento y a nivel general.
4. Calidad de productos y/o servicios: nivel de calidad con que se están generando los productos y/o servicios.
5. Años en el mercado: experiencia, dominio del Know How, credibilidad, cartera de clientes.
6. Crecimiento anual: ritmo de crecimiento en innovación y facturación año con año.