jueves, 15 de enero de 2015

EL CONTROL INTERNO Y LA AUDITORÍA INTEGRAL - I

Según Panez (1986), se entiende por Control Interno el sistema integrado por el esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas, procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por los Gobiernos Regionales, con el fin de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales vigentes, dentro de las políticas trazadas por la Presidencia y en atención a las metas u objetivos previstos.
Según Océano Centrum (2005), el ejercicio del Control Interno debe consultar los principios de igualdad, eficiencia, economía, celeridad, moralidad, publicidad y valoración de costos ambientales. En consecuencia, deberá concebirse y organizarse de tal manera que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos existentes en la entidad, y en particular de las asignadas a aquellos que tengan responsabilidad del mando.
El Control Interno se expresará a través de las políticas aprobadas por los niveles de dirección y administración de los gobiernos regionales y se cumplirá en toda la escala de la estructura administrativa, mediante la elaboración y aplicación de técnicas de dirección, verificación y evaluación de regulaciones administrativas, de manuales de funciones y procedimientos, de sistemas de información y de programas de selección, inducción y capacitación de personal.
Para que el control interno facilite las actividades institucionales y especialmente la realización de auditorías integrales debe estar orientado al cumplimiento de los siguientes objetivos:
·         Proteger los recursos del gobierno regional, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten;
·         Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional;
·         Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos del gobierno regional;
·         Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional;
·         Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros;
·         Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos;
·         Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación;
·         Velar porque el gobierno regional disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional.
Según Vargas (2005), los gobiernos regionales, deben por lo menos implementar los siguientes aspectos que deben orientar la aplicación del Control interno:
·         Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como especificas, así como la formulación de planes operativos que sean necesarios;
·         Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de los procesos;
·         Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes;
·         Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad;
·         Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos;
·         Dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y sanciones;
·         Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones de Control Interno;
·         Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las entidades;
·         Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el control;
·         Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión;
·         Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de directivos y demás personal de la entidad;
·         Simplificación y actualización de normas y procedimientos.
Según Sánchez (2005), el control interno para engarzarse eficientemente con la auditoría integral debe aplicar las siguientes Técnicas: prevención y descubrimiento.
Las técnicas de prevención están destinadas a proporcionar seguridad razonable de que únicamente se reconocen y procesan transacciones válidas. Como ejemplo de técnicas de prevención pueden citarse:
  • Autorización supervisora de las transacciones de ajustes;
  • Procedimientos de contraseña para restringir el acceso a terminales en línea, programas de computadoras y archivos;
  • Balance, transacción por transacción, en un sistema en línea;
  • Verificación y validación de los datos entrados en un sistema de computador;
  • Exploración de datos para ver que sean razonables antes de su entrada en un sistema;
  • Segregación y rotación de los deberes de entrada y procesamiento; y
  • Procedimientos claramente definidos de procesamiento y excepción.
Las técnicas de descubrimiento están destinadas a proporcionar certeza razonable de que se descubren los errores e irregularidades. Como ejemplos pueden incluirse:
  • Conciliación de informes de balance por lote con registro cronológicos mantenidos por los departamentos originarios;
  • Conciliación de conteos cíclicos del inventario con los registros permanentes;
  • Llevar cuenta del uso de formas prenumeradas;
  • Revisión y aprobación de informes de mantenimiento;
  • Auditoría interna;
  • Comparación con planes y presupuestos de los resultados que se informan;
  • En transacciones contables, conciliación con el mayor general de los saldos de los mayores auxiliares;
  • Conciliación de las cantidades de enlace que salen de un sistema y entran a otro; y
  • Revisión de los registros cronológicos de transacciones y de acceso en línea.
El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contable, financiero, de planeación, de información y operaciones del gobierno regional.
Corresponde a la Presidencia, la responsabilidad de establecer, mantener y perfeccionar el Sistema de Control Interno, el cual debe ser adecuado a la naturaleza, estructura y misión del gobierno regional.
En cada área del gobierno regional el funcionario encargado de dirigirla es responsable por el Control Interno ante su jefe inmediato de acuerdo con los niveles de autoridad establecidos en cada gobierno.
La Unidad de Control Interno o quien haga sus veces es la encargada de evaluar en forma independiente el Sistema de Control Interno de la entidad y proponer al representante legal del respectivo organismo las recomendaciones para mejorarlo.
Todas las transacciones de los gobiernos regionales deberán registrarse en forma exacta, veraz y oportuna de forma tal que permita preparar informes operativos, administrativos y financieros.
Según Pinilla (2000), todo sistema de control interno tiene limitaciones que deben ser reconocidas por los auditores. Siempre existe la posibilidad de que al aplicar procedimientos de control surjan errores por una mala comprensión de las instrucciones, errores de juicio, falta de atención personal, falla humana, etc. Además, los procedimientos cuya eficacia se basen en la segregación de funciones pueden eludirse como consecuencia de existir una confabulación de los empleados implicados en el control interno. Igualmente, los procedimientos basados en el objetivo de asegurar que las transacciones se ejecuten según los términos autorizados por la administración del ente, resultarían ineficaces si las decisiones de ésta se tomaran de una forma errónea o irregular. Cualquier proyección de una evaluación actual del control interno contable, está sujeta al riesgo de resultar inadecuada en virtud de que las condiciones cambiantes y el grado de cumplimiento con los procedimientos establecidos pueden deteriorarse con el tiempo.

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